De thema’s van de cliënt journey sessies waren Pleegzorg, Opname en verblijf, Crisis en Ambulant. Deze sessies zijn georganiseerd om de zorg- en werkprocessen zo goed mogelijk in kaart te brengen. Vrijdag 30 april vond de laatste sessie plaats. “Ik vond het interessant om zicht te krijgen op wat andere collega’s doen, zorginhoudelijk maar ook vanuit de afdelingen. Je hoort een stuk frustratie wat er nu niet goed loopt en wat er straks anders moet”, aldus Kaya Stok, pedagoog en daarnaast programmaleider Vakmanschap en projectleider Digitale Zorg en Innovatie bij Levvel.
Wat is een cliënt journey sessie?
De cliënt journey is een door Tenzinger ontwikkelde methode om de ‘reis’ van een cliënt in kaart te brengen van aanmelding tot facturatie. In de vier online sessies hebben verschillende Levvel zorgprofessionals vanuit hun expertise en specifieke achtergrond input geleverd over de zorg- en werkprocessen. Zo werd duidelijk met welke afdelingen, medewerkers en personen een cliënt in iedere fase van het zorgtraject in aanraking komt. “Mijn vrees was dat we de ambitie hadden om de hele cliënt-route al uit te werken in de vier sessies, waarin je per sessie maar één klein stukje pakt. Door de juiste coördinatie is dit veel beter uitgepakt dan ik had gehoopt.”, zegt Ton van der Schaft, projectleider.
Uiteindelijk leidt de cliënt journey tot een visuele weergave van de interactie met de cliënt. Het maakt inzichtelijk in welke mate deze processen succesvol zijn ingericht en welke keuzes nog gemaakt moeten worden om te kunnen dienen als basis voor de inrichting van het Medicore ECD. Projectleider Ton van der Schaft geeft aan: “Het is de taak om nu de standaardisatie per zorgsoort te vinden die voor heel Levvel werkt. Er moet een standaard zijn, die medewerkers voldoende ruimte biedt voor flexibiliteit.”
“De cliënt journey sessies zijn een belangrijk onderdeel van het implementatietraject. Met behulp van deze sessies leren wij de zorgorganisatie en bijbehorende zorg- en werkprocessen goed kennen.”, licht Willem Teunissen, Business Consultant bij Tenzinger, toe.
Interactie en nieuwe inzichten
In de sessies stond interactie centraal. Via de online tool Miro werd alle input van de deelnemers verzameld van de verschillende fases die een cliënt doorloopt met daarbij de wensen en behoeftes van medewerkers. Na het bespreken van iedere fase in de cliënt journey konden alle deelnemers een aantal stemmen uitbrengen om uiteindelijk een overzicht te krijgen van de belangrijkste prioriteiten. Hier werd dan ook extra aandacht aan besteed.
De reacties op de cliënt journey sessies waren heel positief. Zo gaven meerdere Levvel zorgprofessionals aan het fijn te vinden om mee te kunnen denken en andere perspectieven te horen. “Tijdens de vier sessies hebben we heel waardevolle input verzameld waar we tijdens de werkgroepen verder op zullen ingaan.”, aldus Thomas Visser, Consultant bij Tenzinger.
“De consultants van Tenzinger stonden open voor alle input die de zorgprofessionals gaven. In de cliënt journey sessies was weinig ruimte voor een uitgebreide discussie. In het verdere proces zal blijken hoe de wensen en behoeften van zorgprofessionals in het ECD verwerkt kunnen worden”, vult Ton van der Schaft aan.
De cliënt journey sessies zitten erop, wat is de volgende stap?
Nu het gehele traject dat een cliënt doorloopt inzichtelijk is met de bijbehorende knel- en focuspunten, kan de verdiepingsslag gemaakt worden. In inhoudelijke werkgroepen wordt het komende half jaar ingezoomd op het gehele proces. Daarbij worden de in kaart gebrachte aandachtspunten samen met het werkproces van Levvel vertaald naar inrichting van het Medicore ECD. Met het uiteindelijke doel om te komen tot een volledig ingericht EPD dat de hulpverlener zo goed mogelijk ondersteund in het contact met de cliënt.
Over Levvel
In juli 2020 is Levvel ontstaan vanuit een fusie tussen de Bascule (specialistische jeugd GGZ) en Spirit (specialistische jeugdhulp). Levvel5, onderdeel van Levvel, is ontstaan door een overname van Lijn5 in Noord-Holland. Levvel5 is er voor kinderen, jongeren en jongvolwassenen met een licht verstandelijke beperking en vaak ernstige (gedrags)problemen.
Levvel en Levvel5 bieden alle hulp onder één dak: van opvoedondersteuning tot specialistische jeugdhulp, pleegzorg en complexe psychiatrische zorg. Levvel heeft drie afdelingen met het TOPGGz-keurmerk, waar kinderen en jongeren met zeer ernstige, complexe of zeldzame problemen vanuit heel Nederland terecht kunnen. Ook ontwikkelt Levvel nieuwe behandelmethoden en doen zij wetenschappelijk onderzoek, bijvoorbeeld naar de effectiviteit van korte, intensieve behandelingen voor dwangstoornissen en ernstige trauma’s.