Steeds meer kinderen in Nederland krijgen jeugdzorg: momenteel bijna een op de zeven. En de zorgtrajecten duren steeds langer. “De zorg in Nederland, en specifiek de jeugdzorg, zit in de problemen”, vat Rutger Brouwer, Regiodirecteur van jeugdzorginstelling iHUB, het samen. “Er is te veel vraag, te weinig geld en er wordt te weinig op de inhoud gestuurd. Vooral de financiën zijn een complex vraagstuk.” Daarom is de ‘Hervormingsagenda jeugd 2023-2028’ opgesteld. Die staat vol opgaven die het tij moeten keren. Zo moet de jeugdzorgsector zowel regionaal als nationaal beter en anders gaan samenwerken, en samen passende zorg inkopen tegen minder administratieve lasten. Een essentieel onderdeel van de hervormingsagenda is ook de inzet van data om meer inzicht te krijgen in de functionering van het stelsel. En dat vraagt verbetering van kwaliteit en beschikbaarheid van data én een uniforme dataset.”

Krachten bundelen

Werk aan de winkel dus. Voor zorginstellingen én leveranciers van data-technologie. “Innoveren in de zorg is lastig, omdat de capaciteit er vaak gewoon niet is”, zegt Rutger. “Daarom moeten we als zorgorganisaties onderling veel meer gebruik maken van elkaars talent, maar ook beter samenwerken met leveranciers als Medicore, die in de basis heel goed zijn in dingen waar de zorg over het algemeen meer moeite mee heeft, zoals plannen en structureren.”

iHUB besloot ruim twee jaar geleden het Medicore ECD te implementeren.“We zijn toen ook gaan samenwerken met jeugdzorgorganisatie Levvel, een organisatie van vergelijkbare omvang als iHUB. We trekken samen op om naar de inrichting van Medicore te kijken vanuit onze gezamenlijke wens om beter uitwisselbare dossiers te krijgen. We zijn sinds twee jaar up en running en we zijn nog altijd ervaring aan het uitwisselen.”

Zorginstellingen willen en moeten samenwerken, maar hebben allemaal hun eigen ECD’s en systemen die niet vanzelf met elkaar communiceren

Rutger werkt daarbij nauw samen met Maarten van Vulpen, Product manager van Medicore. “Een van de grootste uitdagingen die wij zien, is dat zorginstellingen willen en moeten samenwerken, regionaal en nationaal, maar allemaal hun eigen ECD’s en systemen hebben van verschillende leveranciers. En die communiceren niet vanzelf met elkaar.” Rutger vult aan: “In de regio Zuid-Kennemerland / IJmond zijn wij gecontracteerd als een consortium. Al in de aanbesteding wisten we dat wij, een samenwerking van verschillende aanbieders, met één AGB-code moesten gaan werken, en eigenlijk ook met één ECD. Maar dat is een onmogelijke eis. Daarom hebben we met Maarten gekeken hoe we, ondanks alle verschillende ECD’s, tot een uniforme dataset kunnen komen om digitale uitwisseling te realiseren. Dat is ontzettend gewenst om bijvoorbeeld wachtlijsten aan te pakken.”

Informatie uitwisselen tussen systemen

Bij Tenzinger zijn ze daar al jaren mee bezig en volgens Maarten loopt het bedrijf daarin zelfs voorop. “Medicore is een heel open systeem, dat werkt met API’s. API’s zorgen ervoor dat je heel gemakkelijk gegevens kunt invoeren en ook eruit kunt halen. Wij veranderen het ECD naar een zorg-ecosysteem: als een verbindende factor die je nodig hebt om rondom de cliënt en zijn netwerk goede zorg te verlenen.”

Medicore maakt gebruik van landelijke standaarden voor uitwisseling, zoals zorginformatiebouwstenen (ZIB’s). Deze ZIB’s zijn oorspronkelijk ontwikkeld door en voor somatische zorg. Voor jeugdzorg en de GGZ zijn die handige bouwstenen alleen weer net wat minder makkelijk in te zetten. “Mentale gezondheid laat zich niet vangen door een klacht op een concrete plek, bijvoorbeeld. De ‘hardere’ cliëntdata kunnen we dus wel gebruiken in de jeugdzorg, maar het beschrijvende is minder geprotocolleerd. Je ziet ook heel veel verschillen tussen zorgaanbieders. De ene zorgaanbieder meet de doelen aan het begin en aan het eind van een traject. De andere speelt korter op de bal en scherpt het traject elk meetmoment aan. En ook het specialistische karakter per opdrachtgever verschilt. Daarin moeten we als leverancier meebewegen. Enerzijds proberen we te zorgen dat onze software makkelijk kan praten met de buitenwereld via API’s. En anderzijds willen we dat onze software heel makkelijk implementeerbaar en hanteerbaar blijft. Het moet vooral heel intuïtief zijn voor zorgverleners, met zo min mogelijk klikken en gedoe. Ze moeten eenvoudig hun agenda-afspraken en dossiers kunnen verwerken.”

Sturen op inhoud

En wie genoeg data invoert, kan er natuurlijk ook iets mee doen “Als we dan toch zoveel moeten vastleggen van zorgverzekeraars, gemeentes en eigen beleidskaders, dan moeten we die informatie ook weer kunnen gebruiken”, zegt Maarten. “Zodat de zorgverleners zelf ook inzichten of feedback kunnen krijgen uit het dossier. Artificial Intelligende (AI) gaat daar in helpen voor zowel laagdrempelige invoer als door het gebruiken van tekstanalyse om (historische) verslaglegging snel samen te vatten. Of door bijvoorbeeld het dossier te bevragen. Dat bespaart zorgprofessionals natuurlijk enorm veel tijd. Eigenlijk transformeren we een ECD-systeem dat vroeger heel erg gericht was op registratie, naar een systeem dat meedenkt, inzichten geeft en zorgverleners tijd bespaart.”

Rutger hoopt dat er door beter gebruik van data ook meer inzicht komt op de inhoud van de jeugdzorg. “De afgelopen twintig jaar is de behandelduur om onverklaarbare reden toegenomen, zonder dat de effectiviteit of het effect van die zorgverlening aantoonbaar is verbeterd”, zegt hij. “Als je meer data kunt vergelijken, kun je ook op kwaliteit gaan monitoren. Stel bijvoorbeeld dat er een partij is die standaard 13 behandelingen van een uur heeft gepland voor een behandeltraject X in de GGZ, terwijl vanuit een brede datastudie op dat behandelaanbod blijkt dat de gemiddelde duur, met bewezen effectiviteit, maar 8 tot 9 behandelingen telt. Dan kun je daarop rapporteren, op administratief niveau, maar ook op behandelaars of locatieniveau. Volgens mij moeten we daar veel meer naartoe. Ook naar gemiddelde behandelduur. En het ene traject is het andere niet, maar als je heel veel data hebt van specifieke behandelingen, met een enorme database zoals Tenzinger, kun je echt veel breder kijken naar hoe dat behandeltraject landelijk aanslaat. Dat gaat ervoor zorgen dat we veel doelmatiger zorg gaan verlenen, primair gezien op inhoud, maar ook op financiën.”

We transformeren het ECD naar een systeem dat meedenkt, inzichten geeft en zorgverleners tijd bespaart

Stap voor stap naar de oplossing

Rutger en Maarten kijken allebei graag (ver) vooruit, naar oplossingen voor de lange termijn, in lijn met de hervormingsagenda. “We zijn heel erg geneigd om op de korte termijn te acteren”, zegt Rutger. “Maar ik denk dat het ook belangrijk is om die lange termijnambitie te omarmen en verder te kijken dan alleen de regio.” Maar innovatie kost tijd, en gaat stap voor stap. “Bij iHUB hebben we met Medicore nu vooral succes behaald op het gebied van administratieve verbetering”, zegt Maarten. “Onze uitdaging voor de toekomst is om zorgverleners een betere werkomgeving te bieden waarmee ze makkelijker en intuïtiever werken, waardoor er meer tijd voor zorg komt. En als we bovendien de stap kunnen maken om data naadloos uit te wisselen tussen ECD-systemen, dan kun je die gefragmenteerde, lokale wachtlijsten in de jeugdzorg transparant krijgen en combineren, waardoor er een landelijk beeld ontstaat van zorgvragen en beschikbaarheid van zorg. Dan kun je werken aan wachtlijsten, in plaats van praten over wachtlijsten.”

Dit artikel verscheen eerder in het Zorgverslimmers Magazine 2024. Heb je het magazine gemist, of wil je een extra exemplaar?

Vraag magazine aan

Vijf jaar geleden richtten gynaecoloog en seksuoloog Liesanne Bouwma en voormalig ICT-er Gerard Verheij Karmenta op. Deze kliniek biedt zorg met aandacht. “Wij zetten de patiënt écht centraal, in alles wat we doen. Je ziet bijvoorbeeld altijd je eigen arts en we kijken op een integrale manier naar jouw klachten”, zegt Gerard. Daar hoort een EPD bij dat deze manier van werken ondersteunt. Als directeur bedrijfsvoering valt de inrichting van het EPD onder de verantwoordelijkheden van Gerard.

De keus viel destijds op Medicore vanwege de functionaliteit op het gebied van declareren. “Daar had ik geen verstand van, dus dat wilde ik zo makkelijk mogelijk en snel inregelen. Er mag niets tussen wal en schip vallen”, zegt Gerard.

Maar hij is geen man die dan tevreden achterover leunt. “Als ICT-er realiseerde ik me natuurlijk vanaf het begin: alles wat we digitaal kunnen doen, moeten we ook digitaal inregelen met slimme ICT-oplossingen. We moeten voorkomen dat we informatie met de hand overtypen. Want dergelijke inefficiënte processen belemmeren uiteindelijk de doorgroeimogelijkheden van onze kliniek en staan goede zorg in de weg.”

Inspiratie uit GGZ

Gerard laat zich graag inspireren door andere zorgorganisaties. Natuurlijk door andere klinieken die medisch-specialistische zorg bieden, maar ook daarbuiten. “Medicore heeft veel opdrachtgevers in de GGZ geholpen met hun ICT-uitdagingen. Dat is een sector waar wij veel van kunnen leren. Temeer omdat wij veel klachten behandelen die naast een somatische ook een psychische kant hebben, denk bijvoorbeeld aan overgangsklachten  of erectiestoornissen. De behandeling bestaat bij dergelijke klachten vaak uit een combinatie van een ingreep, medicijnen en regelmatig ook lifestyleadviezen. Daar kan blended care natuurlijk prima in ondersteunen.”

We hebben door het gebruik van API’s al zoveel tijdwinst geboekt

Blended care

Toen Karmenta startte, stond deze uitdaging nog niet goed op de radar, geeft Gerard eerlijk toe. “We wisten wel wat we wilden, maar nog niet hoe we dat naar een ICT-oplossing moesten vertalen. Onze visie is dat we patiënten een Karmenta-belevenis willen aanbieden, waarbij vertrouwen en gevoel heel belangrijk zijn. Het gaat immers om gynaecologische en urologische zorg. Dat betekent dat patiënten zich thuis moeten voelen in de blended care die wij aanbieden. Hoe we dat zouden moeten vertalen in ICT-oplossingen wisten we toen nog niet.”

Security by design

Wel had hij er bij de selectie van de websitetooling al rekening mee gehouden dat er op termijn formulieren op de site moesten komen, die vervolgens via een API-koppeling beschikbaar moesten worden gemaakt in het EPD. “De meeste zorgorganisaties zijn heel huiverig voor formulieren op de website. Ze zijn bang voor de veiligheid. En ja, als je geen ‘security by design’ toepast, dan loop je ook securityrisico’s. De website-omgeving moest daarom aan allerlei informatiebeveiligingseisen voldoen. Uit ervaring wist Gerard: als je in alle onderdelen van de keten security meeneemt in je ontwerp en keuzes, dan is een webtool uitstekend geschikt voor veilige interactie.

API-platform

Maar hoe krijg je informatie uit zo’n webomgeving in het EPD? Gerard ervaarde het Medicore EPD in eerste instantie als een gesloten ICT-omgeving. Gaandeweg leerde hij Medicore beter kennen en bleek de ICT-leverancier juist open te staan voor partnering met zorgaanbieders. Gerard: “Na de corona-jaren was er naast alle online en telefonische contacten ook weer ruimte voor face-to-face contact. Tenzinger organiseerde in 2023 voor het eerst weer het Zorgverslimmers festival. Dat was ongeveer in dezelfde periode dat onze website klaar was voor een volgende stap, namelijk meer interactie met onze patiënten.”

Op het Zorgverslimmers festival ging één van de sessies over het API-platform dat Medicore aan het ontwikkelen was. Gerard is enthousiast over deze strategische keuze, want een EPD draait natuurlijk nooit alleen in een zorginstelling, maar altijd in samenhang met allerlei andere ICT-systemen. Een API-architectuur maakt het mogelijk dat software op een gestandaardiseerde manier data kan uitwisselen met andere applicaties. “Ik wil alles wat de patiënt betreft zoveel mogelijk in één omgeving hebben: het EPD. Dan ontstaat er namelijk geen nieuwe inbox voor de arts. We willen dat de informatie direct toegankelijk is en niet via een omweg”, zegt hij.

Ik wil alles wat over de patiënt gaat zoveel mogelijk in één omgeving hebben: het EPD

API-koppeling

Gerard had zelf een goed idee hoe hij deze wens technisch zou moeten realiseren – namelijk via een API-koppeling tussen de blended care-omgeving op de website en Medicore. De eerste stap was testen of Karmenta via de API’s de data die patiënten invoeren op de website rechtstreeks in Medicore zou kunnen laten stromen. In eerste instantie was het voldoende om deze data als pdf-documenten aan een patiëntdossier te hangen, maar uiteindelijk wil Gerard dat de informatie als gestructureerde data automatisch in de juiste velden in Medicore terechtkomt. “Want dan kun je er veel meer mee dan wanneer de data in formulieren blijft zitten.”

Bovendien wilde hij de formulieren en e-health-modules zelf ontwikkelen. “Want op het gebied van gynaecologie en urologie is er nog niets op dit gebied. Ik heb als voormalig ICT-er zelf de vaardigheden om het te bouwen. Dat geeft ons veel flexibiliteit en bovendien zijn we daarmee ook goedkoper uit. Doordat we de blended care als modules toevoegen op onze eigen website, is de look en feel herkenbaar voor onze patiënten. Het geeft ons alle vrijheid om de beleving van de patiënt in te richten zoals wij dat willen. Want alles moet aansluiten bij het vertrouwde gevoel dat we willen creëren.”

Persoonlijke omgeving

Gerard ontwikkelde een patiëntenportaal dat toegankelijk is via de website van Karmenta. De formulieren staan achter een log-in. Patiënten krijgen vanuit Medicore een mail met een code, waarmee ze zich op de website kunnen registreren. Als ze zich vervolgens aanmelden op de website, ‘weet’ de website al welk EPD-dossier bij deze gebruiker hoort. Patiënten komen dan in een persoonlijke e-health omgeving waar ze van alles vinden: informatie over hun specifieke medische klachten; formulieren voor herhaalrecepten;  vragenlijsten, bijvoorbeeld voor de preoperatieve screening; en natuurlijk de blended care modules.

Gerard: “In het verleden hadden we ook wel formulieren op de website staan. Daaruit kwamen pdf-documenten, die door onze poli-assistenten met de hand werden toegevoegd aan het patiëntdossier. Dat leverde uiteindelijk een heleboel losse documenten op die je weliswaar aan een patiënt kunt koppelen, maar waar je verder niets mee kunt. Neem een formulier voor de preoperatieve screening. Dat wordt door de anesthesist bekeken, maar als die niets bijzonders ziet, dan gebeurt er daarna nooit meer iets met die data. Die pdf hangt dan passief aan een patiëntenfile zonder ooit nog ingezien te worden. Ik wilde juist dat alle informatie die patiënten aan ons verstrekken op zo’n manier in Medicore terechtkomt dat we er later ook nog wat mee kunnen.”

Stap voor stap

In het najaar van 2023 ging het eerste formulier live: het preoperatieve screeningformulier. Gerard: “Voorheen kreeg de anesthesist een paar dagen voor de OK-dag een stapel formulieren, nu wordt alle informatie keurig in het EPD gezet. Als een vraag niet is ingevuld, krijgt de OK-assistent een seintje dat er informatie ontbreekt. De hele workflow is gewoon veel efficiënter.”

Toen dat goed werkte, is ook meteen de toestemmingsverklaring eraan toegevoegd. “Patiënten kunnen met hun vinger (op een smartphone of tablet) of muis hun handtekening zetten. Als dat is gebeurd, komt het formulier automatisch bij het juiste patiëntrecord in Medicore terecht”, vertelt Gerard. En dat is belangrijk, want de IGJ controleert heel zorgvuldig op de compleetheid van de patiëntendossiers.

Online vragenlijsten

Waar de OK-patiënten een relatief kleine groep betreft, is de groep patiënten met overgangsklachten juist een grote. “We hadden inmiddels voldoende vertrouwen dat het allemaal goed werkte, dus we durfden het aan om aan de slag te gaan met vragenlijsten voor deze patiëntgroep”, zegt Gerard. Het betreft in eerste instantie een vragenlijst die vrouwen voorafgaand aan hun consult invullen. “Maar je kunt het later uitbreiden met allerlei functionaliteit, zoals bijvoorbeeld scorelijsten of controleformulieren.” Ook hier hanteert Karmenta de stap voor stap-aanpak.

Het laatste formulier in deze eerste ‘ronde’ is dat voor herhaalrecepten. Gerard: “Dit is een module die door heel veel patiënten wordt gebruikt. We willen een omgeving creëren die het automatisch signaleert als patiënten te vroeg of juist te laat een herhaalrecept aanvragen. Dan kunnen wij het gesprek met die patiënt aangaan over het belang van therapietrouw.”

Meer tijd voor zorg

Gerard filosofeert door over wat Karmenta straks allemaal met de extra informatie in het EPD kan doen. Ook daarbij laat hij zich graag inspireren door de GGZ. “Je ziet dat in die wereld veel aandacht is voor tekstanalyse. Dat zou voor ons interessant kunnen voor klachten waar naast een somatische ook een psychische component aan zit”, zegt Gerard. Dat is een richting waar Tenzinger ook veel toekomst in ziet.

Daarnaast kan patroonherkenning interessant zijn, met name bij patiënten waar het lastig is om een goede diagnose te stellen. “Dan kun je als arts op zoek gaan naar andere patiënten met veel overeenkomsten om te zien welke diagnose bij hen is gesteld en welke behandeling succesvol was.”

Tegelijkertijd weet hij ook dat in het vakgebied van Karmenta de mogelijkheden van analytics anders zullen werken dan in de GGZ. “Bij de meeste patiënten kunnen we direct in het eerste consult een diagnose stellen en is ook direct duidelijk welke behandeling daar het best bij past.” Hij ziet de komende jaren nog meer dan genoeg uitdagingen voor het verder ontwikkelen van slimme ICT-oplossingen die de zorg kunnen verbeteren. Daarbij zal het EPD als centrale informatiebron fungeren. Hij lacht: “Tenzinger heeft het over ‘tijd teruggeven aan de zorg’. Daar zijn wij echt mee bezig! We hebben door het gebruik van API’s al zoveel tijdwinst geboekt. Tijd die we nu kunnen besteden aan onze patiënten in plaats van aan allerlei administratieve handelingen.”