Van 1 tot en met 8 november vindt de jaarlijkse week van de pleegzorg plaats. In deze week vraagt Jeugdzorg Nederland aandacht voor pleegzorg en het tekort aan pleeggezinnen. Al jaren verschijnt in het nieuws dat het tekort aan pleeggezinnen groeit. In deze blog deelt Koen Bosboom, business consultant bij Tenzinger, tips die zorgaanbieders helpen bij het aantrekken, binden en behouden van pleegouders.
Week van de pleegzorg
Het belang van het aantrekken en behouden van pleegouders
Het belang van pleeggezinnen
Pleegouders vervullen een belangrijke rol in het leven van een kind. En vooral nu, in tijden van arbeidskrapte, biedt een pleeggezin een extra kans voor jeugdhulporganisaties. Pleeggezinnen zorgen voor een warm en liefdevol thuis, een omgeving die nagenoeg niet na te bootsen is binnen een jeugdhulpinstelling.
Kijk kritisch naar het aanmeldproces
Vlak voor de zomer publiceerde Pleegzorg Nederland de Factsheet pleegzorg 2022. Hierin zien we een behoorlijke daling in het aantal geaccepteerde (nieuwe) pleegouders en ook een forse daling in het aantal belangstellenden die informatie hebben aangevraagd. Tegelijkertijd daalt ook het aantal pleegkinderen, maar desondanks blijft er een tekort. Voor zorgaanbieders is het belangrijk om de stap van het aanmelden van pleegouders zo eenvoudig mogelijk te maken. Het laatste wat je wil, is dat een geïnteresseerde mogelijke pleegouder afhaakt vanwege frustratie of onduidelijkheid tijdens het aanmeldproces.
Wat hierbij kan helpen is om het proces dat een toekomstige pleegouder doorloopt volledig uit te schrijven, digitaal of op een groot papier. Zo kom om je erachter hoe het aanmeldproces op dit moment verloopt en of hier verbeteringen in doorgevoerd kunnen worden. Gaan dingen bijvoorbeeld nog onnodig via papier en de post, of kan dit ook digitaal? Is alle informatie die pleegouders nodig hebben eenvoudig vindbaar en begrijpt men het? Hoeveel tijd neemt het hele proces in beslag, of kan dit sneller?
Hoe betrek je pleegouders?
Wanneer een pleegouder het aanmeldproces succesvol heeft doorlopen begint het pas echt. Het pleegouderschap heeft een grote impact op het leven van een pleegouder. In veel gevallen vraagt een pleegkind meer van de pleegouders dan andere kinderen.
Inzage in de behoeftes van pleeggezinnen
Het Nederlands Jeugdinstituut (NJi), Nederlandse Vereniging voor Pleeggezinnen (NVP) en Jeugdzorg Nederland hebben in 2020 een onderzoek gepubliceerd naar de redenen waarom pleegouders stoppen.
Uit het onderzoek van het NJI blijkt dat de grootste groep mensen dat stopt met het pleegouderschap dit doet vanwege ongewenste omstandigheden, zoals problemen met het zorgsysteem, onvoldoende begeleiding, moeizame samenwerking met professionals, de moeizame relatie met de ouders van het kind, en de problematiek van het pleegkind. Ook kwam hieruit het gebrek aan erkenning en waardering als veelgenoemde reden.
Vanwege personele, praktische en systeemtechnische uitdagingen komt het geregeld voor dat pleegzorgorganisaties moeite hebben om voldoende aandacht te besteden aan pleegouders. Om pleegouders te betrekken is het belangrijk goed te luisteren naar de behoeftes en wensen. Hiervoor kun je bijvoorbeeld een pleegouderraad oprichten, een centrale – en goed vindbare – (online) locatie openstellen waar pleegouders wensen kunnen doorgeven en natuurlijk in gesprek blijven met de pleeggezinnen. Daarnaast is het belangrijk om pleegouders niet alleen te ondersteunen, maar ze ook te complimenteren voor de ondersteuning die zij bieden.
Ondersteuning en aandacht is essentieel
Pleegouders hebben een enorme verantwoordelijkheid. Zij nemen kinderen die even niet meer thuis kunnen wonen op in hun gezin. Support, begeleiding en samenwerking met de pleegzorgorganisatie en andere pleegouders is belangrijk voor hen. Er is vanuit pleeggezinnen behoefte aan eenvoudige en gebruiksvriendelijke processen, zodat zij zich kunnen focussen op het ondersteunen van hun pleegkind(eren).
Pleegouders willen graag op de hoogte gehouden worden over de afspraken rondom de hulpverlening en begeleiding van hun pleegkind. Verslaglegging door pleegouders en pleegzorgbegeleider (en eventueel een betrokken gedragswetenschapper) moet eenvoudig mogelijk zijn. Transparante communicatie is niet alleen belangrijk voor pleegouders, maar ook voor pleegzorgbegeleiders. Dit kan gaan om zaken zoals de frequentie van de gemaakte afspraken met de pleegzorgouder(s), communicatie tussen pleegouder en pleegzorg organisatie en een eenduidige methode van documenteren. Hierdoor is het voor pleegzorgbegeleiders duidelijk wat de wederzijdse verwachtingen zijn om voor begeleiding op maat.
In veel gevallen schakelen pleegouders pas hulp in op het moment dat er een crisissituatie is (of bijna ontstaat). Op zo’n moment wil je dat het zo eenvoudig mogelijk is voor een pleegouder om hup in te schakelen en niet allerlei formulieren en vragenlijsten moeten invullen voordat zij zich gehoord voelen.
Digitalisering van het pleegzorgproces
In de ideale situatie kan het betrokken netwerk rondom het kind informatie in een cliëntportaal (mits de ouder of voogd van het kind hiermee akkoord is gegaan) toevoegen of inzien. Hierdoor zijn alle betrokkenen op de hoogte van de omstandigheden en de voortgang van het kind. Uit het jaarlijkse jeugdhulp marktonderzoek van M&I Partners blijkt dat veel jeugd- en pleegzorgaanbieders op dit moment nog weinig gebruikmaakt van de digitale mogelijkheden zoals een cliënt- of (pleeg)ouderportaal.
De inzet van een cliënt- of e-healthportaal biedt kansen om op een eenvoudige manier (digitaal) uit te vragen hoe het met het kind en pleegouders gaat, waaraan ze, gezamenlijk of apart, willen werken ten behoeve van de behandeling. Hiervoor kan bijvoorbeeld een emotiedagboek worden ingezet.
Wil je weten welke functionaliteiten in een ECD belangrijk zijn voor een efficiënt pleegzorgproces? Lees dan ons whitepaper ‘Hoe een ECD het pleegzorgproces ondersteunt’. Wij denken graag met je mee om de mogelijkheden om het pleegzorgproces verder te optimaliseren.
Hoofd- en onderaannemerschap
Een financieel-administratieve constructie voor kwalitatieve zorg
Het concept hoofd- en onderaannemerschap wordt niet alleen in de zorg toegepast, maar ook in andere sectoren zoals de bouw. Door slim gebruik te maken van elkaars expertise, kan bredere hulp geboden worden. Dit klinkt eenvoudig, maar hoe werkt dit in de praktijk? Hoe richt je dit proces als zorgaanbieder goed in? En hoe bewaak je de kwaliteit van zorg? In deze blog vertelt Koen Bosboom, business consultant bij Tenzinger over de uitdagingen die hij en zijn collega’s tegenkomen bij zorgaanbieders.
Al langere tijd zien we dat steeds meer gemeenten hun inkoopstrategie aanpassen en de contractering van zorg via hoofd- en onderaannemerschap organiseren. Eén van de redenen hiervoor is dat gemeenten met minder partijen contracten willen hebben. Een andere ontwikkeling die we zien is dat zorgaanbieders steeds meer gaan werken in samenwerkingsverbanden.
Wat is hoofd- en onderaannemerschap?
Bij hoofd- en onderaannemerschap huurt een zorgaanbieder, de hoofdaannemer, een andere zorgaanbieder, de onderaannemer, in om bepaalde zorg te verlenen. Hierbij blijft de hoofdaannemer verantwoordelijk voor de kwaliteit van zorg en de verantwoording naar de financier (gemeente). Onderaannemers leveren de zorg aan de cliënt, maar de verantwoordelijkheid richting de financier ligt bij de hoofdaannemer. De onderaannemer declareert de geleverde zorg bij de hoofdaannemer.
Administratieve lasten
Een grote uitdaging bij hoofd- en onderaannemerschap is dat het proces in de basis is ingericht voor ondersteuning van het financieel-administratieve proces: gemeenten hebben de administratieve lasten voor een groot deel bij zorgaanbieders neergelegd. Of dit bewust is of niet, als zorgaanbieder heb je hier mee te maken. Als hoofdaannemer moet je rekening houden met de criteria waaraan een nieuwe zorgvraag zorg moet voldoen. Dit vraagt om een beleid, want vind je het als zorgaanbieder wenselijk om administratiekantoor te zijn zonder kwaliteitstoezicht vanuit je eigen zorgorganisatie?
De ondersteuning van ICT bij hoofd- en onderaannemerschap
ICT kan een rol spelen in het verlagen van de administratieve lasten. Zo kunnen hoofdaannemers die gebruikmaken van het Medicore ECD de productie van onderaannemers automatisch inlezen. Hierdoor hoef je informatie niet handmatig over te nemen en kan deze eenvoudig ingediend worden bij de financier. Andersom werkt dit ook zo voor onderaannemers: als onderaannemer hoef je het productiebestand niet handmatig over te typen, maar kun je deze eenvoudig exporteren om deze aan te leveren bij de hoofdaannemer.
Hoe bewaak je de kwaliteit van zorg?
Het uitgangspunt van alle betrokken partijen bij hoofd- en onderaannemerschap in de zorg is het bieden van de best mogelijke hulp aan cliënten. De hoofdaannemer heeft contracten met de gemeente en blijft daarom verantwoordelijk voor de kwaliteit van zorg. Het is een terechte vraag om na te denken hoe je als hoofdaannemer de kwaliteit van zorg bewaakt als de cliënt in zorg is bij een andere zorgaanbieder. Een voorbeeld hoe je als zorgaanbieder kunt sturen op kwaliteit is het werken met kwaliteitsnormen van de beroepsgroep en/of ISO-normen. Een andere mogelijkheid is het uitvragen van periodieke updates over het zorgplan of het zorgtraject. Als hoofdaannemer heb je het recht om deze informatie uit te vragen. Zo kun je aantonen aan de financier hoe de zorg verloopt en geeft jou als zorgaanbieder meer inzage in de geleverde zorg. Hierdoor kun je als zorgaanbieder eventuele risico’s rondom kwaliteit van zorg beperken.
Financiële kwaliteitsbewaking
Eén van de grootste risico’s bij hoofd- en onderaannemerschap is dat je als hoofdaannemer uitbetaalt aan de onderaannemer, maar nog geen vergoeding ontvangen hebt vanuit de financier (gemeente). Dit vraagt om een goed proces voor het ontvangen en uitbetalen van facturen. Periodieke rapportages voor uitbetalingen aan onderaannemers naast je ontvangsten vanuit de financier kunnen helpen om grip te houden op de financiële situatie. Door realtime inzicht kun je op tijd bijsturen indien je constateert dat bepaalde partijen niet tijdig factureren en/of uitbetalen. Zo voorkom je dat je als zorgaanbieder financieel risico loopt.
Medicore biedt de mogelijkheid om als hoofdaannemer onderaannemers op een veilige en juridisch correcte wijze te laten werken in het ECD. Hierdoor heb je als hoofdaannemer actueel inzicht in de productie die je zelf en onderaannemers realiseren op de betreffende behandeling. Zo voorkom je dat de werkvoorraad oploopt tot hogere (risicovolle) bedragen.
Veel afdelingen betrokken
Doordat hoofd- en onderaannemerschap afwijkt van de reguliere financieringsvormen is het een proces met veel losse kleine processtapjes. Deze vele losse stapjes zijn bij zorgaanbieders vaak ondergebracht over veel verschillende afdelingen, zoals de zorgadministratie, accountmanagement, de financiële administratie, zorgverleners en natuurlijk de cliënt. Hierbij schuilt het risico dat het overzicht zoek is, waardoor je de controle uit het oog verliest. Het is belangrijk om scherp te hebben wie er regiehouder is over hoofd- en onderaannemerschap en welke afdeling verantwoordelijk is voor welk onderdeel binnen het proces.
Gegevensuitwisseling
Bij samenwerking is veilige gegevensuitwisseling van essentieel belang. Want hoe zorg je ervoor dat iedereen beschikt over de benodigde informatie? En hoe wissel je deze informatie op een efficiënte en veilige manier uit, zodat de informatie ook eenvoudig terug te vinden is? Er ontbreekt een standaard. Idealiter bestaat er één werkwijze waarbij de informatie op eenzelfde manier uitgewisseld kan worden. Dit zou het proces een stuk efficiënter en veiliger maken. In andere zorgsectoren zoals de ggz en ouderenzorg bestaan er al standaarden die de uitwisseling van gegevens op een gestandaardiseerde en veilige manier mogelijk maken, zoals het VIPP programma, Koppeltaal en het Inzicht programma.
Zolang er een standaard ontbreekt blijft hoofd- en onderaannemerschap een uitdaging, vanwege het grote aantal handelingen en betrokkenen. Het gaat niet lukken om het gehele proces volledig te automatiseren, maar met een gestandaardiseerd proces en een goed beleid kun je de risico’s wel substantieel verkleinen.
Loopt jouw zorgorganisatie tegen uitdagingen rondom de organisatie van hoofd- en onderaannemerschap aan? Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag met je mee!
Sprekers
Financiering in de jeugdzorg
Drie tips voor meer grip op pleegzorgkosten
In de Jeugdwet is vastgelegd dat jeugdigen die (tijdelijk) niet thuis kunnen wonen bij voorkeur in een gezinsomgeving worden geplaatst. Hierbij is het doel altijd eerst in de nabije omgeving te kijken naar geschikte opvang. Als dit niet lukt wordt een geschikt pleeggezin gezocht. Een ingewikkeld vraagstuk hierbij is; wie draait er op voor de gemaakte kosten voor de jeugdige en uit welk potje worden deze betaald? In deze blog geeft Koen Bosboom tips om hier grip op te houden en aan het einde van het jaar niet voor verrassingen komt te staan.
Toeslagen en vergoedingen in pleegzorg
Tarieven voor pleegzorg staan al jarenlang onder druk. Vanuit de Jeugdwet ontvangen zorgaanbieders een vergoeding voor pleegzorg. De hoogte van deze vergoeding wordt jaarlijks door de overheid vastgesteld en is afhankelijk van de leeftijd van het pleegkind. In veel gevallen is deze vergoeding bij deel- en voltijd pleegzorg gelijk. Naast de reguliere pleegzorgvergoeding bestaan er nog twee andere vormen van financiering, namelijk; bijzondere kosten en extra vergoeding pleegzorg.
Bijzondere kosten
Het komt geregeld voor dat gemaakte kosten niet volledig gedekt worden vanuit de pleegzorgvergoeding of aanvullende vergoedingen. Deze categorie valt onder bijzondere kosten. Bijzondere kosten zijn kosten die pleegouders maken voor de opvoeding en verzorging van een jeugdige. Volgens voorschriften van VNG bestaan bijzondere kosten uit de volgende categorieën:
- Gezondheid en welzijn; aanvullende zorgverzekering, psychiatrisch onderzoek vallend buiten zorgverzekering, aanvullende vergoeding bedplassen, orthondontie en brillen.
- Reiskosten en mobiliteit; reiskosten hoger dan €25 per maand, reiskosten doktersbezoek, OV kosten naar middelbare school, taxikosten.
- Schoolkosten: schoolexcursies, ouderbijdrage, aanschaf laptop of boeken t.b.v. school
- Schade: eigen risico aansprakelijkheid
- Overige: zwemles, sport, muziekles, Identiteitsbewijzen
De Jeugdwet biedt geen duidelijk uitsluitsel op de definitie van bijzondere kosten. Naast bovengenoemde categorieën bestaan er ook kosten die we minder makkelijk in één van bovengenoemde ‘hokjes’ kunnen plaatsen. Deze onduidelijkheid maakt dat zorgaanbieders soms opdraaien voor kosten die uiteindelijk niet worden vergoed vanuit de Jeugdwet.
Extra vergoeding pleegzorg
Pleegouders die zorgdragen voor drie of meer pleegkinderen, zorgen voor een jeugdige met een handicap of extra kosten maken voor crisisopvang hebben recht op extra vergoeding. In dit geval ontvangen zij een extra vergoeding bovenop de standaard pleegzorgvergoeding.
Regionale verschillen
De verantwoordelijkheid voor jeugdhulp vanuit de Jeugdwet ligt bij gemeenten. Doordat iedere gemeente in staat is om eigen keuzes te maken is maatwerk mogelijk. Deze (grote) regionale verschillen, en de onduidelijkheid rondom de definitie van bijzondere kosten, maken dat pleegzorgorganisaties zelf de afweging moeten maken in welke situatie bijzondere kosten wel of niet worden vergoed. Landelijk opererende zorgaanbieders hebben te maken met een grote diversiteit aan regels. Probeer hier maar eens zicht op te hebben én houden. Voor gemeenten is dit al complex, maar voor zorgaanbieders is het al helemaal een ingewikkelde kwestie.
Voorbeeld
Naast een reguliere vergoeding (evt. inclusief toeslag) kunnen pleegouders een vergoeding bijzondere kosten krijgen. De hoogte van deze vergoeding verschilt per zorginstelling. Zo kan het zijn dat de ene zorgaanbieder een richtingsbedrag van €600 met één maximaal bedrag van €1.000 per jaar hanteert, terwijl een zorgaanbieder actief in een andere regio een maximumbedrag hanteert per categorie (bijv. €225 per jaar voor ouderbijdrage VO).
De basis op orde
Kortom, er zijn verschillende soorten vergoedingen waar je als pleegzorgaanbieder mee te maken hebt. De post bijzondere kosten is een belangrijke om extra goed op het vizier te hebben. Hier is het namelijk niet concreet gedefinieerd welke kosten wél gedekt worden en welke niet, waardoor deze dus voor de rekening van zorgaanbieder komt. Je wilt voorkomen dat je er aan het einde van het jaar achter komt dat er (te) veel niet gedekte kosten zijn weggelekt, met de bijbehorende financiële consequenties. Kleine weglekkende bedragen kunnen in een jaar tijd oplopen tot een behoorlijke kostenpost.
Hier realtime inzicht op hebben én houden is een uitdaging, maar niet onbelangrijk. Hieronder delen we drie tips om grip te houden op pleegzorgkosten:
- Inzicht in contractafspraken | Allereerst is het belangrijk een up-to-date takenoverzicht met alle contractafspraken te hebben. Zo is snel terug te vinden wat de contractafspraken zijn en kom je niet voor verrassingen te staan.
- Biedt transparantie naar pleegouders | Het helpt om kritisch te kijken naar randvoorwaarden voor bijzondere kosten. Door hier beleid op te voeren én dit te communiceren naar pleegouders biedt je transparantie en helderheid. Dit maakt het duidelijk voor medewerkers en pleegouders waar zij aan toe zijn.
- Ondersteuning vanuit het ECD | Met de juiste inrichting en functionaliteiten kan het elektronisch cliëntendossier bijdragen aan controle op de financiële processen. Zo is vastgelegd welke cliënten in pleegzorg zijn en welke vergoedingen er binnen zullen komen. Daarnaast kun je processen zoals de declaratie door pleegouders digitaliseren. In het Medicore ECD kunnen pleegouders eenvoudig declaraties invoeren. Zo is dit direct vastgelegd in het ECD en weet de pleegouder ook wat de status van de declaratie is. In het whitepaper ‘Hoe een ECD het pleegzorgproces ondersteunt‘ lees je meer over functionaliteiten die het pleegzorgproces ondersteunen.
Wil je ook aan de slag met het slimmer inrichten van processen in jouw organisatie? Onze consultants kijken graag mee. Neem contact met ons op.
Toekomstbestendige basis
Levvel live met Medicore ECD
Begin 2021 koos jeugdhulporganisatie Levvel voor de oplossingen van Tenzinger. Sindsdien is er intensief gewerkt aan de implementatie. Met als resultaat dat Levvel van drie losse Elektronische Cliëntendossiers (ECD’s) naar één centraal ECD is gegaan. Met de oplossingen van Tenzinger zet Levvel grote stappen in samenwerking, efficiënte zorg en meer regie voor kinderen, jongeren en (pleeg-)gezinnen.
Toekomstbestendige basis
Twee en een half jaar geleden startte Levvel met een selectietraject. Aanleiding hiervoor was de fusie van de Bascule (specialistische jeugd GGZ) en Spirit (specialistische jeugdhulp). Coen Emmer, informatiemanager bij Levvel, vertelt: “Wij zochten een elektronisch cliëntendossier dat zowel de jeugdhulp als de GGZ kant ondersteunt. Tijdens de zoektocht werd ook Levvel5 (licht verstandelijk beperkte kinderen en jongeren) bij Levvel gevoegd. Met die achtergrond zijn we een selectietraject begonnen.”
Muriel Bos, directeur Zorg bij Levvel, vult aan: “We wilden een systeem wat ons goed kon helpen om van drie naar één systeem te gaan en daarmee een toekomstbestendige basis te leggen. De missie voor onze jeugdhulp luidt: met een gezonde basis de toekomst tegemoet. Die missie hebben wij doorvertaald naar onze zorg en ICT. Dat betekent: we willen met zijn allen in één dossier kunnen kijken, maar ook meegaan met de mogelijkheden van de toekomst. Onze visie om meer datagedreven te gaan werken, meer behandelingen en trainingen online te gaan doen en andere zaken zoals de Medicore Zorgapp waren voor ons redenen om te kiezen voor Tenzinger.”
Harmonisatie van werkprocessen
In april 2021 is Levvel gestart met de implementatie van het Medicore ECD. In een periode van negen maanden was het niet alleen de opdracht om het nieuwe ECD te implementeren, maar ook werkprocessen te integreren. Om in één centraal ECD te kunnen werken moesten deze gestandaardiseerd worden. “We wisten dat het een uitdaging zou zijn om met drie organisaties naar één elektronisch cliëntendossier te gaan. Een systeemimplementatie is altijd een ingewikkeld traject, maar als je dan ook nog drie organisaties wilt integreren is het belangrijk om daar een goede partner bij te hebben die daar een bijdrage aan kan leveren. We wisten dat Tenzinger een goed track record heeft op implementaties, dat was voor ons mede een reden om voor Tenzinger te kiezen”, zegt Muriel.
Coen voegt toe: “We moesten slagen maken om onze processen te uniformeren en werkwijzen op elkaar af te stemmen. Dit is in diverse werkgroepen uitgebreid besproken.” Tijdens de implementatie vonden er bijvoorbeeld klantreis sessies plaats om alle werkprocessen in kaart te brengen. Tijdens deze sessies werd de reis die een jongere van aanmelding tot facturatie doorloopt onder de loep genomen.
Gezamenlijke focus op slagen
Bij de implementatie van nieuwe software is samenwerking en vertrouwen belangrijk. Muriel: “Wij zijn een heel diverse organisatie in een complexe wereld met veel vormen van jeugdhulp. Voor ons is flexibiliteit gewoon heel belangrijk. Het was in het begin even zoeken naar een goede balans tussen uniformiteit en flexibiliteit. We hebben daar een goede tussenweg in gevonden.”
“Er is keihard gewerkt” zegt Coen terugkijkend naar de afgelopen maanden. Muriel vult aan: “We zijn super trots op onze eigen mensen die dit project er naast hun bestaande werk bij hebben gedaan. Het is toch grotendeels gedragen op de schouders van mensen uit de organisatie. Daar heb ik veel bewondering voor. Er werd soms gemord, maar dit kwam meestal voort uit de zorgen die er waren over de samenhang en compleetheid van de deelprojecten. Iedereen had een grote focus op het laten slagen van het project.”
Bij de vraag of het beeld over de implementatiekracht is bevestigd zeggen Muriel en Coen volmondig ja. “Wij zijn blij met de mensen van Tenzinger die ons het afgelopen jaar hebben ondersteund en geadviseerd. Het verantwoordelijkheidsgevoel en de kennis bij consultants om de implementatie echt te laten slagen, viel op. Consultants namen geen genoegen met ‘het is wat het is’. Als organisatie hadden jullie ook kunnen zeggen ‘als jullie het prima vinden, dan is het oké’. Er werd kritisch meegedacht hoe de software straks ook echt goed te laten draaien voor ons. Dat werkt prettig.”
Efficiënter behandelen
Onderzoek en innovatie is een belangrijk onderdeel bij Levvel. “Wij zien de oplossingen van Tenzinger als totaaloplossing waarmee wij datagedreven kunnen werken. Hiermee kunnen wij veel beter gebruik maken van alle cliëntgegevens en behandelinformatie”, benoemt Muriel. Coen vult aan: “We gaan niet alleen de data uit Medicore ontsluiten, maar ook combineren met data vanuit onze ROM systemen. Zo gebruiken we data uit BergOp, maar ook onze personeelsadministratie en financiële gegevens. Tevens gaan we data uit onze oude ECD’s ontsluiten. Dat gaat veel mogelijkheden bieden. Deze data gaat uiteindelijk bijdragen aan nieuwe werkwijzen en efficiëntere behandelingen, omdat inzichtelijk is wat het nut en het effect van de behandeling is geweest.”
“Wij willen als Levvel echt het verschil maken voor kinderen, jongeren en hun (pleeg)ouders. Daar waar anderen of ook wij nu niet slagen om bepaalde dingen voor elkaar te krijgen hopen we dat we dat in de toekomst wel kunnen. Dat is een hele sterke drive van iedereen. We hopen natuurlijk dat ons nieuwe ECD daar ook bij gaat helpen”, sluit Muriel af.
Het woonplaatsbeginsel jeugdwet: op weg naar verbetering
Al snel na de transitie van de jeugdzorg naar gemeenten vanaf 2015 werd duidelijk dat het woonplaatsbeginsel in de jeugdwet veel problemen veroorzaakt. Het woonplaatsbeginsel regelt welke gemeente financieel verantwoordelijk is voor de jeugdhulp. Op dit moment is de gemeente waar de gezaghebbende ouder van het kind woont verantwoordelijk.
Er kan onduidelijkheid ontstaan welke gemeente verantwoordelijk is als gevolg van het feit dat gezagsrelaties ingewikkeld liggen of ouders vaak verhuizen. De continuïteit van de zorg, of de betaling aan de jeugdhulpverlener kunnen dan in gevaar komen. Wat zijn de huidige ontwikkelingen binnen het woonplaatsbeginsel?
Van uitstel komt hopelijk geen afstel!
Een wettelijke vereenvouding van het woonplaatsbeginsel wordt al vanaf 2018 voorbereid.
Omdat het verdeelmodel ook aangepast moest worden en de verandering invloed heeft op de administratieve processen en afspraken kost de invoering van het nieuwe woonplaatsbeginsel tijd.Na een eerder uitstel van één jaar met invoering per 1 januari 2021, is bekend geworden dat er wederom sprake is van uitstel van één jaar. Reden is de coronacrisis, in combinatie met het extra werk dat ontstaat doordat de centrale BRP-voorziening niet geraadpleegd mocht worden. De webapplicatie die ter beschikking zou worden gesteld aan gemeenten – om de adreshistorie van de jeugdige te raadplegen – zou gebruik maken van deze centrale BRP-voorziening. En hiervoor blijkt in de wet geen grondslag. Gemeenten mogen alleen hun lokale BRP raadplegen om een historisch adres terug te zoeken.
Het nieuwe woonplaatsbeginsel jeugdwet per 1 januari 2022
In het nieuwe woonplaatsbeginsel is de volgende gemeente verantwoordelijk voor de financiering van de jeugdhulp:
- Ambulante zorg: Gemeente waar jeugdige staat ingeschreven volgens de BRP.
- Zorg met verblijf: Gemeente waar jeugdige stond ingeschreven direct voorafgaand aan zorg met verblijftraject.
- Combinatie van zorg met verblijf en ambulante zorg: Zorg met verblijf is leidend. De gemeente die als verantwoordelijke wordt aangewezen voor de zorg met verblijf, is onder het nieuwe woonplaatsbeginsel verantwoordelijk voor zowel de ambulante zorg als de zorg met verblijf.
Gemeenten en zorgaanbieders zijn via een webinar geïnformeerd over de implementatiestappen die uitgevoerd moeten worden.
Stappenplan woonplaatsbeginsel jeugdwet
Het jaar uitstel betekent niet dat er nu niets hoeft te gebeuren.
Het is belangrijk dat een half jaar voordat het nieuwe woonplaatsbeginsel ingaat, duidelijk is welke jeugdigen overgaan naar een andere gemeente, zodat tijdig nieuwe contracten geregeld kunnen worden. De gemeenten zijn als eerste aan zet. De gemeente die onder het huidige woonplaatsbeginsel verantwoordelijk is, moet uitzoeken wanneer het (aaneengesloten) verblijf is begonnen. Wanneer gemeenten dit niet of onvoldoende kunnen bepalen, vragen zij aanvullende informatie op bij de zorgaanbieder of hun onderaannemer.
Gemeenten zullen vooral hulp nodig hebben bij cliënten die al voor 1 januari 2015 ingestroomd zijn in de jeugdzorg, omdat gemeenten toen nog niet verantwoordelijk waren voor de financiering. Maar ook bij resultaatgerichte bekostiging, waarbij de gemeente mogelijk geen zicht heeft of er verblijf is ingezet, zal de gemeenten informatie nodig hebben van zorgaanbieders. Zorgaanbieders mogen de gevraagde gegevens verstrekken aan gemeenten op basis van artikel 7.4.0. van de Jeugdwet.
Vervolgens worden aanbieders door gemeenten geïnformeerd over jeugdigen die per 1 januari 2022 administratief naar een andere gemeente verhuizen. Mogelijk heeft een aanbieder met deze gemeente nog geen contract. De gemeente is verantwoordelijk om contracten af te sluiten met aanbieders waar nog geen contract mee is.
Verwachte hobbels Woonplaatsbeginsel jeugdwet
De uitzoekklus van gemeenten zal niet zonder slag of stoot verlopen.
Binnen de zittende populatie zal van een aantal jeugdigen met jeugdhulp met verblijf de startdatum van (aaneengesloten) verblijf moeilijk vast te stellen zijn. Daarnaast is de definitie van (aaneengesloten) verblijf een lastige. Zo kan er bijvoorbeeld een weekend tussen de uitschrijving bij de ene zorgaanbieder en de inschrijving bij de andere zorgaanbieder zitten.
En er zijn diverse hulpvormen die verblijf en ambulante zorg combineren. Dan blijkt uit een elektronisch dossier wellicht niet duidelijk of het om aangesloten verblijf gaat. En naast verblijf in het kader van de jeugdwet dient ook rekening te worden gehouden met verblijf in het kader van de WMO en JJI (Justitiële Jeugdinrichting).
Dit alles zal met regelmaat om een uitgebreide dossieranalyse vragen, waarbij de verwachting is dat deze inspanning bij de zorgaanbieders en hun onderaannemers komt te liggen. Vervolgens kan er onenigheid ontstaan tussen gemeenten over de vastgestelde datum in zorg, waardoor de nieuwe gemeenten een eerdere analyse opnieuw zal willen uitvoeren. Wanneer de uitkomst van de analyses niet overeenkomen kan de geschillencommissie Sociaal Domein ingeschakeld worden.
Vervolgens zullen de volgende uitdagingen optreden:
- Lukt het om tijdig een overeenkomst met de nieuwe gemeente te tekenen? Het eerste jaar dient de nieuwe gemeente het tarief van de oude gemeente over te nemen. Maar wat als de zorg gecontinueerd wordt middels een hoofd- en onderaannemerschapsconstructie met een zorgaanbieder die al wel een contract heeft met de betreffende gemeente?
- Lukt het om het berichtenverkeer tijdig op orde te krijgen? Afhankelijk van de hoeveelheid mutaties in verantwoordelijke gemeenten, zal een zorgaanbieder te maken krijgen met extra te verwerken toewijzingen en start- en stopberichten.
- Nieuwe instroom : Ook binnen deze populatie kan het woonplaatsbeginsel wisselen per 1 januari 2022. Zorgaanbieders worden op peildata hierover geïnformeerd door gemeenten. Hoe korter voor 1 januari 2022 de instroom is, hoe minder tijd om het contract tijdig op orde te krijgen met de nieuwe gemeente.
Zorgvuldigheid voorop
Het is duidelijk dat er een intensief traject aankomt, voor zowel gemeenten als zorgaanbieders.
Ondanks de onrust die de coronacrisis momenteel binnen organisaties veroorzaakt, is het belangrijk dat dit traject zorgvuldig verloopt en het uiteindelijke doel wordt bereikt; dat de administratie eenvoudiger wordt en daardoor de administratieve lasten structureel worden verlaagd!
Heeft jouw organisatie in de toekomst hulp nodig bij het begeleiden van dit traject, op orde krijgen van de administratie of het komen tot overeenkomsten? Of simpelweg behoefte om eens over het onderwerp te sparren? We leggen het je graag uit!
De nieuwe toepassingen van de Wvggz in de jeugdzorg die jij moet weten
De Wvggz (Wet verplichte GGZ) en Wzd (Wet zorg en dwang) zijn per 1 januari 2020 in werking getreden ter vervanging van de Wet BOPZ (bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen). Deze wetten maken het mogelijk verplichte zorg in te zetten voor enerzijds mensen met een verstandelijke beperking of dementie (Wzd) en anderzijds mensen met een psychiatrische aandoening (Wvggz). Beide wetten kunnen ook worden toegepast binnen de zorgverlening vanuit de Jeugdwet, waarbij voornamelijk de Wvggz van toepassing zal zijn. Wij zetten de gevolgen voor de zorgaanbieders en cliënten op een rij.
Bekijk profielBekijk profiel
Gevolgen voor de zorgaanbieders
Er zijn een aantal belangrijke gevolgen voor jeugdzorgaanbieders in het kader van de Wvggz:
1. Registratie openbaar register: Onder de Wet Bopz mocht alleen dwang worden toegepast in zorginstell ingen waarbij de zorgaanbieder een Bopz-aanmerking toegekend kreeg van de minister van VWS. Hiervoor moest de zorgaanbieder aan een aantal criteria voldoen. De inspectie toetste vooraf of de aanbieder voldoet aan de gestelde criteria. Onder de nieuwe wetten vindt een dergelijke toetsing niet meer plaats. Wel moeten zorgaanbieders die verplichte en onvrijwillige zorg bieden zich laten registreren in een openbaar register.
2. Toename administratieve lasten: Er wordt gewaarschuwd voor de enorme hoeveelheid administratieve lasten en bureaucratie die de wetgeving met zich mee brengt. Voor elke vorm van verplichte zorg is er meer voorwerk, meer vastlegging en meer overleg nodig. En daarnaast is het klachtrecht fors uitgebreid: van 5 klachtgronden in de BOPZ naar 24 in de nieuwe wetgeving. Bijna bij elk afzonderlijk ‘informatieproduct’ – en dat zijn er 47(!) – moet expliciet de subsidiariteit, proportionaliteit, doelmatigheid en veiligheid beschreven worden. Dit kost erg veel tijd!
3. Aanpassingen Elektronische cliëntendossiers: Naast veranderingen in de praktijk heeft de wetswijziging ook invloed op de registratie in het dossier van de cliënt. Idealiter wordt het ECD zodanig aangepast dat het ondersteunend is aan het nieuwe proces, gegevens kan genereren die nodig zijn ten behoeve van overzichten over de verleende onvrijwillige zorg en actief kan signaleren op belangrijke termijnen binnen de Wvggz.
Gedwongen behandeling bij jongeren
Voor jongeren onder de 18 jaar maakte de Jeugdwet het al mogelijk om een behandeling onder dwang in te zetten. Dit kon alleen wanneer een jongere met een ‘machtiging gesloten jeugdzorg’ opgenomen was in een instelling voor gesloten jeugdzorg. En voor zover de behandeling noodzakelijk was om de met de jeugdhulp beoogde doelen te bereiken of voor zover dat noodzakelijk is voor de veiligheid van de jeugdige of anderen.
De mogelijkheden van toepassing van de Wvggz binnen de jeugdzorg zijn als volgt:
1. Wanneer één van de (toekomstige) ouders psychiatrische problemen heeft en daardoor niet in staat is om verantwoord te kunnen opvoeden. Of zelfs ernstig nadelig gedrag voor een (ongeboren) kind vertoont en op basis van de Wvggz verplichte zorg krijgt. Bij ernstig nadelig gedrag kan door de rechter (voorlopige) ondertoezichtstelling (OTS) worden opgelegd om de bedreigingen weg te nemen. Het betekent dat de ouder verplichte hulp en steun krijgt om de bedreigingen in de ontwikkeling van het kind weg te nemen. De jeugdzorg houdt daar toezicht op en toetst of het kind veilig opgroeit.
2. Per leeftijdscategorie verschilt de werkwijze. Onder de 16 jaar wordt een kind niet als bekwaam gekenmerkt om zelfstandig beslissingen te nemen die horen bij het toepassen van verlichte zorg. Een vertegenwoordiger, meestal de ouders of eventueel een voogd, neemt deze beslissing. Indien zij hieraan niet mee willen werken dan moet de zorgverantwoordelijke een verzoek voor een mentorschap indienen bij de rechter. In de praktijk is de verwachting dat (net zoals nu onder de huidige Bopz) er op dat moment vaak ook de route (V)OTS wordt ingezet of al loopt, omdat veilig opgroeien in deze situatie in het geding is (op grond van de Wvggz).
Vanaf 16 jaar geschiedt de behandeling voor psychiatrische problematiek in eerste instantie vrijwillig, zoals dat volgens de Jeugdwet geregeld is. Indien de cliënt geen zorg wil, maar anderen (de ouders of de hulpverleners) dat wél nodig vinden, dan kunnen zij proberen dat af te dwingen via het meldpunt Wvggz. Net als volwassenen mogen jongeren van 16 en 17 jaar een vertegenwoordiger machtigen. Zowel de vertegenwoordiger(s) als de jongere moeten dan worden gehoord als er een crisismaatregel in zicht is.
Het standpunt ten opzichte van onvrijwillige zorg is “Nee, tenzij…”. De wet schrijft een stappenplan voor welke zowel intramuraal als extramuraal toegepast moet worden om onvrijwillige zorg (enkel als geen enkele lichtere interventie past en er daadwerkelijk hoog risico is) in te zetten.
Met de Wvggz naar gedwongen behandeling
In de Wvggz staat de gedwongen opname van een patiënt niet meer centraal. Er wordt gesproken van persoonsvolgende zorg. Hiermee is gevolg gegeven aan de aanbeveling om in de nieuwe wet de rechtspositie van alle psychiatrische patiënten in verschillende settings (thuis of in een psychiatrische instelling) weer te geven. Met het loslaten van het locatiegebonden uitgangspunt worden in deze wet verschillende mogelijkheden van zorg beschreven.
De zorg kan bestaan uit:
- Interventie (verzorging, behandeling);
- Medische handelingen (zoals toediening van medicatie);
- Pedagogische, vrijheidsbeperkende en therapeutische maatregelen;
- Opname in een accommodatie;
- Beperking van de bewegingsvrijheid;
- Afzondering of separatie;
- Beperking in het ontvangen van bezoek en post;
- Toezicht op betrokkene;
- Onderzoek aan het lichaam en controle op gedrag beïnvloedende aanwezige middelen.
Anders dan in de Wet BOPZ, waar de rechter zich slechts uitlaat over gedwongen opname, kan de rechter nu ook dwangbehandeling bij een minderjarige opleggen.
2020 als overgangsjaar
De inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) gaat gedurende het jaar nog niet controleren. Dit jaar wordt namelijk gezien als overgangsjaar. Hierdoor zal de controle op de wet niet gelijk starten en krijg je de tijd om de wijzigingen door te voeren.
We adviseren je graag over registratie openbaar register, administratieve lasten of de aanpassingen in het Elektronisch cliëntendossiers.