Beschikking uit toewijzingsbericht & Toewijzingsnummer verplicht

Het onderdeel beschikking is in de nieuwste release verwijderd. Alhoewel ze nog wel in een verzoek om toewijzing kunnen worden meegestuurd. Daarentegen is het toewijzingsnummer verplicht geworden. Het beschikkingsnummer verwijst eigenlijk naar de papieren beschikking vanuit de gemeente. Nu blijkt in de praktijk dat dit niet één op één wordt overgenomen.

Daarom is er besloten deze relatie los te laten en het toewijzingsnummer meer van belang te maken. Door een uniek toewijzingsnummers verplicht te maken kan er bij een verzoek om wijziging naar verwezen worden. Het is in de praktijk vaak dat er voor elk product een nieuwe beschikking met nieuw toewijzingsnummer wordt toegestuurd. Wanneer een beschikking afloopt wordt deze gestopt en weer een nieuwe aangemaakt. Deze beschikkingen worden dan ook doormiddel van een stopbericht gestopt, terwijl het eigenlijk geen stop is. Door middel van het verplicht stellen van een uniek toewijzingsnummer kunnen in het vervolg verlengingen makkelijker worden toegestuurd en hoeven er geen onnodige start- en stopberichten gestuurd te worden.

De gemeenten zijn in de lead als het gaat om deze wijzigingen. Zij moeten controleren of zij voor elke cliënt een uniek toewijzingsnummer hebben. Indien dit niet het geval is, moeten zij de oude toewijzing per 31-12-2020 beëindigen en een nieuwe toesturen met als startdatum 01-01-2021. Deze nieuwe JW301’s zullen dan alle toewijzingen in één bericht bevatten.

Bij een verlenging of wijziging is het van belang dat alle toewijzingen worden meegenomen in de berichten. Denk hierbij aan de werkwijze van de WLZ als het gaat om een AAT.

Alle wijzigingen van het nieuw declaratieproces op een rij

Er ligt binnen het sociaal domein al langer het verzoek om de complexiteit en diversiteit te verminderen. Vanuit deze wens is er besloten om vanaf 2021 een aantal wijzigingen in facturatie- of declaratieproces aan te passen. Hieronder zetten we deze wijzigingen op een rij.

1. De mogelijkheid om te factureren via het berichtenverkeer komt te vervallen voor geleverde zorg vanaf 1-1-2021. Daarbij kunnen de declaraties alleen nog maar per maand ingediend worden en niet meer per vier weken.  Toewijzingen kunnen wel nog afgegeven worden met een andere frequentie, zoals per week.
2. Er komt een nieuw berichtenpaar voor het declareren van geleverde zorg vanaf 1-1-2021. Dit worden het 323 (declaratiebericht) en 325 (antwoordbericht van de gemeente) bericht. Tevens betekent dit dat er geen gedeeltelijke goedkeur op een declaratieregel meer kan plaatsvinden.
3. Voor de zorg geleverd tot en met 31 december 2020 kan er gedeclareerd worden via het oude proces (303/304) tot eind 2021.

De volgende declaratieprocessen verdienen extra aandacht

Er zijn een aantal zaken die aandacht vragen van zorgaanbieders tijdens de overgang naar het nieuwe declaratieproces. Deze hebben we hieronder op een rijtje gezet.

1. Jaarafsluiting van 2020 vindt plaats op basis van 303-berichten. Alle zorg die geleverd is in 2020 moet daarom ook gedeclareerd worden op basis van de 303-berichten (al dan niet als declaratie of facturatie). Ook correcties op afgekeurde regels dienen via de 303-berichten gedeclareerd te worden. Stem als zorgaanbieder daarom goed met je softwareleverancier af dat beide berichtensystemen (303/304 en 323/325) bruikbaar blijven in 2021.
2. Controleer of doorlopende toewijzingen na 1-1-2021 gedeclareerd kunnen worden. Stel een cliënt is in april 2020 gestart met een zorgtraject en dit traject loopt door tot april 2021. Deze wordt per maand gedeclareerd. Tot 31-12-2020 zal dit via de 303-berichten gaan, maar vanaf 1-1-2021 zal dit via de 323-berichten gedeclareerd moeten worden. Een zorgaanbieder zal in samenspraak met de gemeente moeten toetsen of een doorlopende toewijzing op technische grond door kan gaan of dat deze aangepast dient te worden.
3. Het boekjaar 2020 eindigt dit jaar op een donderdag en dat heeft implicaties voor de zorg die in week 53 geleverd wordt. Voor de inspanningsgerichte variant geldt dat prestaties geleverd op 28 t/m 31 december 2020 worden gefactureerd volgens de declaratieregels van 2020 (303/304-berichten). Voor outputgerichte uitvoeringsvariant geldt dat omdat de zondag van week 53 valt in declaratieperiode van 2021, wordt er gedeclareerd volgens de declaratieregels van 2021.
4. Indien er doorlopende inkoopcontracten zijn waarin is afgesproken om te werken volgens het facturatieproces, dan gaan deze per 1 januari 2021 over naar een declaratieproces. De regels van de istandaard zijn namelijk hierin leidend boven contractuele afspraken.
5. Tariefinrichting per 4 weken of per jaar zijn niet meer mogelijk. Een tarief per week kan nog wel ingericht worden en zal door middel van een omrekenmodel vertaald worden naar een declaratie op maandbasis.

Moeten we nu alles wat over 2020 of eerder nog gedeclareerd moet worden ook omzetten?

Nee, dat hoeft gelukkig niet. De huidige facturatieberichten blijven nog wel beschikbaar voor prestaties die in 2020 of daarvoor zijn geleverd. Bepaalde doorlopende toewijzingen dienen (zoals per 4-weken, per jaar) dienen te worden omgezet naar de nieuwe standaard (declaratie per maand). Voor aspecifieke toewijzingen mag een budget worden toegekend voor een toewijzingsperiode, maar mag de omvang van deze inzet niet langer worden gespecificeerd.

Van uitstel komt hopelijk geen afstel!

Een wettelijke vereenvouding van het woonplaatsbeginsel wordt al vanaf 2018 voorbereid.

Omdat het verdeelmodel ook aangepast moest worden en de verandering invloed heeft op de administratieve processen en afspraken kost de invoering van het nieuwe woonplaatsbeginsel tijd.Na een eerder uitstel van één jaar met invoering per 1 januari 2021, is bekend geworden dat er wederom sprake is van uitstel van één jaar. Reden is de coronacrisis, in combinatie met het extra werk dat ontstaat doordat de centrale BRP-voorziening niet geraadpleegd mocht worden. De webapplicatie die ter beschikking zou worden gesteld aan gemeenten – om de adreshistorie van de jeugdige te raadplegen – zou gebruik maken van deze centrale BRP-voorziening. En hiervoor blijkt in de wet geen grondslag. Gemeenten mogen alleen hun lokale BRP raadplegen om een historisch adres terug te zoeken.

Het nieuwe woonplaatsbeginsel jeugdwet per 1 januari 2022

In het nieuwe woonplaatsbeginsel is de volgende gemeente verantwoordelijk voor de financiering van de jeugdhulp:

• Ambulante zorg: Gemeente waar jeugdige staat ingeschreven volgens de BRP.
• Zorg met verblijf: Gemeente waar jeugdige stond ingeschreven direct voorafgaand aan zorg met verblijftraject.
• Combinatie van zorg met verblijf en ambulante zorg: Zorg met verblijf is leidend. De gemeente die als verantwoordelijke wordt aangewezen voor de zorg met verblijf, is onder het nieuwe woonplaatsbeginsel verantwoordelijk voor zowel de ambulante zorg als de zorg met verblijf.

Gemeenten en zorgaanbieders zijn via een webinar geïnformeerd over de implementatiestappen die uitgevoerd moeten worden.

Stappenplan woonplaatsbeginsel jeugdwet

Het jaar uitstel betekent niet dat er nu niets hoeft te gebeuren.

Het is belangrijk dat een half jaar voordat het nieuwe woonplaatsbeginsel ingaat, duidelijk is welke jeugdigen overgaan naar een andere gemeente, zodat tijdig nieuwe contracten geregeld kunnen worden. De gemeenten zijn als eerste aan zet. De gemeente die onder het huidige woonplaatsbeginsel verantwoordelijk is, moet uitzoeken wanneer het (aaneengesloten) verblijf is begonnen. Wanneer gemeenten dit niet of onvoldoende kunnen bepalen, vragen zij aanvullende informatie op bij de zorgaanbieder of hun onderaannemer.

Gemeenten zullen vooral hulp nodig hebben bij cliënten die al voor 1 januari 2015 ingestroomd zijn in de jeugdzorg, omdat gemeenten toen nog niet verantwoordelijk waren voor de financiering. Maar ook bij resultaatgerichte bekostiging, waarbij de gemeente mogelijk geen zicht heeft of er verblijf is ingezet, zal de gemeenten informatie nodig hebben van zorgaanbieders. Zorgaanbieders mogen de gevraagde gegevens verstrekken aan gemeenten op basis van artikel 7.4.0. van de Jeugdwet.

Vervolgens worden aanbieders door gemeenten geïnformeerd over jeugdigen die per 1 januari 2022 administratief naar een andere gemeente verhuizen. Mogelijk heeft een aanbieder met deze gemeente nog geen contract. De gemeente is verantwoordelijk om contracten af te sluiten met aanbieders waar nog geen contract mee is.

Verwachte hobbels Woonplaatsbeginsel jeugdwet

De uitzoekklus van gemeenten zal niet zonder slag of stoot verlopen.

Binnen de zittende populatie zal van een aantal jeugdigen met jeugdhulp met verblijf de startdatum van (aaneengesloten) verblijf moeilijk vast te stellen zijn. Daarnaast is de definitie van (aaneengesloten) verblijf een lastige. Zo kan er bijvoorbeeld een weekend tussen de uitschrijving bij de ene zorgaanbieder en de inschrijving bij de andere zorgaanbieder zitten.

En er zijn diverse hulpvormen die verblijf en ambulante zorg combineren. Dan blijkt uit een elektronisch dossier wellicht niet duidelijk of het om aangesloten verblijf gaat. En naast verblijf in het kader van de jeugdwet dient ook rekening te worden gehouden met verblijf in het kader van de WMO en JJI (Justitiële Jeugdinrichting).

Dit alles zal met regelmaat om een uitgebreide dossieranalyse vragen, waarbij de verwachting is dat deze inspanning bij de zorgaanbieders en hun onderaannemers komt te liggen. Vervolgens kan er onenigheid ontstaan tussen gemeenten over de vastgestelde datum in zorg, waardoor de nieuwe gemeenten een eerdere analyse opnieuw zal willen uitvoeren. Wanneer de uitkomst van de analyses niet overeenkomen kan de geschillencommissie Sociaal Domein ingeschakeld worden.

Vervolgens zullen de volgende uitdagingen optreden:

• Lukt het om tijdig een overeenkomst met de nieuwe gemeente te tekenen? Het eerste jaar dient de nieuwe gemeente het tarief van de oude gemeente over te nemen. Maar wat als de zorg gecontinueerd wordt middels een hoofd- en onderaannemerschapsconstructie met een zorgaanbieder die al wel een contract heeft met de betreffende gemeente?
• Lukt het om het berichtenverkeer tijdig op orde te krijgen? Afhankelijk van de hoeveelheid mutaties in verantwoordelijke gemeenten, zal een zorgaanbieder te maken krijgen met extra te verwerken toewijzingen en start- en stopberichten.
• Nieuwe instroom : Ook binnen deze populatie kan het woonplaatsbeginsel wisselen per 1 januari 2022. Zorgaanbieders worden op peildata hierover geïnformeerd door gemeenten. Hoe korter voor 1 januari 2022 de instroom is, hoe minder tijd om het contract tijdig op orde te krijgen met de nieuwe gemeente.

Zorgvuldigheid voorop

Het is duidelijk dat er een intensief traject aankomt, voor zowel gemeenten als zorgaanbieders.

Ondanks de onrust die de coronacrisis momenteel binnen organisaties veroorzaakt, is het belangrijk dat dit traject zorgvuldig verloopt en het uiteindelijke doel wordt bereikt; dat de administratie eenvoudiger wordt en daardoor de administratieve lasten structureel worden verlaagd!

Heeft jouw organisatie in de toekomst hulp nodig bij het begeleiden van dit traject, op orde krijgen van de administratie of het komen tot overeenkomsten? Of simpelweg behoefte om eens over het onderwerp te sparren? We leggen het je graag uit!