Succesvol implementeren van een ECD/EPD

Het belang van een doordachte implementatie

Het kiezen van een ECD/EPD gebeurt meestal na een zorgvuldig selectieproces. Toch wordt er in veel gevallen nog te weinig aandacht besteed aan de manier waarop het systeem vervolgens wordt geïmplementeerd. En dat is precies waar het vaak misgaat. Een succesvolle implementatie vraagt meer dan alleen technische oplevering. Het vereist een organisatiebrede benadering, waarbij processen, mensen en systemen samenkomen.

Wat bepaalt het succes van een ECD/EPD-implementatie?

Een geslaagde implementatie begint bij strategische uitgangspunten:

• Duidelijke governance: wie beslist, wie voert uit?
• Actieve betrokkenheid van alle gebruikersgroepen, van behandelaren tot administratie
• Een realistische planning die rekening houdt met werkdruk in de zorg
• Een heldere visie op verandermanagement en communicatie
• Professionele begeleiding met ervaring in de sector

Deze elementen zorgen ervoor dat het systeem niet alleen goed functioneert, maar ook geaccepteerd binnen de organisatie en daarmee effectief gebruikt wordt.

Hoe pakt Medicore implementatietrajecten aan?

Ons consultancy team heeft vele ECD/EPD-implementaties in de ggz en jeugdzorg succesvol uitgevoerd, waaronder voor organisaties als iHub en Levvel.

Onze consultants hebben ervaring met het begeleiden van grote én complexe zorgorganisaties. Hoewel we de implementaties in principe zelf uitvoeren met onze eigen consultancyafdeling, houden we ruimte om samen te werken met de opdrachtgever en/of externe implementatiepartners waar dat wenselijk of nodig is. Zo blijven we flexibel.

Gefaseerde aanpak op basis van prince2 en praktijkervaring

Medicore werkt volgens een gestructureerde implementatiemethodiek gebaseerd op prince2, aangevuld met elementen uit lean en agile, én onderbouwd door jarenlange ervaring. Deze aanpak bestaat uit zes stappen, van voorbereiding tot livegang:

In de praktijk

Een praktijkvoorbeeld van een snelle maar doordachte implementatie is die bij iHub. Dankzij een heldere rolverdeling, goede voorbereiding en het werken met onze best-practice inrichting, konden zij binnen vier maanden live. Dit bewijst dat snelheid en kwaliteit wél samen kunnen gaan — mits de basis goed is.

Praktijkvoorbeeld: iHub in vier maanden live

Ook bij Levvel blijkt het belang van een grondige voorbereiding. Vanaf dag één is er geïnvesteerd in opleiden, structureren en het creëren van draagvlak. Door medewerkers goed mee te nemen in wat er verandert en waarom, ontstaat er rust en vertrouwen in het proces.

Praktijkvoorbeeld: Implementatie voorbereiden bij Levvel

Implementeren is organiseren

Een ECD/EPD kiezen is investeren in technologie, maar succesvol implementeren is investeren in mensen, processen en veranderkracht. De praktijk leert dat het uiteindelijke succes niet zit in de techniek zelf, maar in hoe goed het systeem past bij de werkpraktijk en hoe gedragen het gebruik ervan is binnen de organisatie.

Medicore werkt daarom met een bewezen best-practice inrichting: een solide basis die voortkomt uit jarenlange ervaring met implementaties in de ggz en jeugdzorg. Dit stelt ons in staat om snel te leveren én tegelijkertijd ruimte te houden voor specifieke configuratie.

We combineren dit met aandacht voor verandermanagement: duidelijke communicatie, training van sleutelfiguren en begeleiding van onze consultants en een accountmanager. Zo realiseren we niet alleen een technisch goed werkend systeem, maar ook duurzame acceptatie en gebruik. Want een ECD/EPD dat werkt in de praktijk, begint bij een organisatie die er klaar voor is. En dát is waar wij samen met onze klanten aan bouwen.