Samen met Medicore zullen we de nooit eindigende efficiëntieslag gaan bijhouden

Psycholoog Nederland heeft door de omvang en de vele soorten zorg die het bedrijf biedt een complexe bedrijfsvoering, zowel als het gaat om de zorginhoudelijke administratie als de financiële. Want een deel van het werk betreft gecontracteerde zorg en bij een ander deel gaat de factuur naar de cliënt, die deze vervolgens zelf indient bij zijn of haar zorgverzekeraar. “Bij ons vorige EPD hadden we een werkinstructie van tussen de 40 en 50 pagina’s hoe je bepaalde zorg precies moest registreren”, vertelt Robbert.

Lagere registratielast

De organisatie ging daarom op zoek naar een EPD dat gebruiksvriendelijker is en de registratielast verlaagt. Na een intensief selectietraject viel de keus op Medicore om een aantal redenen. “Wij zijn erg enthousiast over de signaleringen die je krijgt als je iets niet goed of incompleet registreert. Daardoor is de datakwaliteit hoog en worden er nauwelijks nog fouten gemaakt bij de declaraties”, aldus Robbert.

Ook de workflow ondersteuning valt in goede aarde. “Als je een bepaalde processtap hebt afgerond, start automatisch de volgende stap. Je hoeft daar zelf niet aan te denken. Ook kun je elkaar taken geven, bijvoorbeeld de taak om iets te beoordelen. Het systeem houdt dan voor je bij of je al antwoord hebt gehad.”

Een derde reden waarom Psycholoog Nederland voor Medicore koos zijn de real-time dashboards die in ontwikkeling zijn. Deze dashboards zouden dan vanzelf worden bijgewerkt en geven direct inzicht in hoe de organisatie ervoor staat. Met de razendsnelle ontwikkelingen in de softwarewereld kijken we uit naar de nieuwste innovaties die 2025 met zich mee zal brengen. “We wachten met smart op de door Medicore aangekondigde innovaties”, geeft Robbert toe.

Best practice of maatwerk?

De genoemde voordelen worden het snelst gerealiseerd door gebruik te maken van de best practices die vooraf geprogrammeerd zijn in Medicore. Al snel werd duidelijk dat deze een solide basis boden voor de implementatie. Toch was het noodzakelijk om de processen van Psycholoog Nederland nog beter te integreren binnen Medicore. Dit vormde een waardevolle aanvulling op de best practices, die immers uitgaat van een gestandaardiseerde aanpak. Robbert: “We zouden te ver van onze oude werkwijze moeten afwijken. En die werkwijze hebben we niet voor niets bedacht. Natuurlijk waren er in de oude processen in de loop der jaren ook dingen geslopen die niet helemaal effectief of efficiënt waren. Maar we vonden het een brug te ver ons oude proces helemaal overboord te gooien.”

Daarom besloten Psycholoog Nederland en Medicore in overleg om te gaan voor een ‘best of both worlds’-oplossing: een beetje van Psycholoog Nederland en een beetje van Medicore. “Dat was natuurlijk best een spannende beslissing, want in de best practices van Medicore zit ruim twintig jaar ervaring verwerkt. Maar Medicore zag zelf ook dat de omvang van onze organisatie en de grote diversiteit aan processen het lastig maakte om de best practices goed te implementeren. Ze durfden samen met ons de uitdaging aan om op basis van de standaard Medicore-software, met een beperkte hoeveelheid maatwerk, toch een nieuwe vorm van procesondersteuning te ontwikkelen.” Een soort best practices 2.0, toegespitst op grote organisaties met een grote variëteit en complexiteit van processen.

Gezamenlijk project

Dat is gelukt, in recordtijd. Want ondanks een grote wijziging van aanpak, liep het project geen maandenlange vertraging op. “Het onderlinge vertrouwen was gewoon heel groot. Onze medewerkers en het team van Medicore werkten als één geheel samen; iedereen had hetzelfde doel voor ogen”, vertelt Robbert.

Een andere belangrijke succesfactor was het feit dat Psycholoog Nederland iedereen uit de hele organisatie bij dit project betrok. “We hadden een projectteam met daarin medewerkers vanuit alle afdelingen: behandelaren, een regiebehandelaar en medewerkers van ondersteunende afdelingen zoals financiën, HR en de klantenservice. Daarnaast is op iedere locatie een key user aangewezen die heel nauw bij de ontwikkeling van de software betrokken is geweest en die fungeert als aanspreekpunt voor zijn of haar locatie. Tot slot hebben we op alle locaties sessies georganiseerd om te laten zien hoe de nieuwe software eruit ging zien. Medewerkers konden met een proef-inlog zelf ervaren hoe het systeem ging werken en kregen daarna de vraag of ze nog wensen hadden. Op die manier hebben we geprobeerd om geluiden vanuit de hele organisatie zoveel mogelijk mee te nemen en hebben de medewerkers het ervaren als een gezamenlijk project.”

Livegang

Op 1 juli ging Psycholoog Nederland live met de nieuwe software. Op dat moment hadden alle medewerkers al duidelijke instructies gekregen over wat er voor hen ging veranderen. Robbert: “De behandelaren moeten nu bijvoorbeeld, zodra ze een behandeling starten, een formulier invullen met allerlei vragen die ze voorheen bij de start van een behandeling nog niet hoefden te beantwoorden. Dat betekent op dat moment meer werk, maar verderop in het proces bespaart dat alleen maar tijd.”

De key users op de locaties werden vanaf het moment van livegang een tijdlang vrijgesteld van ander werk, zodat ze hun handen vrij hadden om collega’s te begeleiden. Ook zijn er tientallen korte instructievideo’s gemaakt waarin wordt voorgedaan hoe je een bepaalde handeling in Medicore uitvoert, bijvoorbeeld hoe je een afspraak inplant of een formulier invult.

Tot slot is er vanaf dag 1 een functioneel beheerder aangesteld die kleine wijzigingsverzoeken die een grote impact hebben direct kan honoreren. Want, zegt Robbert, “het is essentieel dat medewerkers zich gaan realiseren dat we weliswaar live zijn met Medicore, maar dat het systeem zoals het nu staat geen eindproduct is. Het is het begin van een efficiencyslag die in principe nooit eindigt. Want je kunt je proces altijd verbeteren en er zullen ook altijd nieuwe technologische mogelijkheden komen waarmee wij ons voordeel kunnen doen. Het is essentieel dat medewerkers zelf ook actief gaan meedenken over verbetermogelijkheden. Zij kennen immers hun eigen proces het best en weten waar we tijd kunnen winnen.”

Blijven innoveren

Een technische verbetering waar Robbert naar uitkijkt, is geavanceerd planningsmanagement. Hiermee kunnen afspraken nog efficiënter en nauwkeuriger worden ingepland, waardoor behandelaars en middelen optimaal kunnen worden ingezet om cliënten sneller en beter te helpen.

Ook kijkt hij uit naar UP’s over de bedrijfsvoering. “De software is nu uitgerust met UP’s voor zorgverleners. Dat zijn context-gerelateerde inzichten die overzichtelijk bij elkaar op één pagina staan. Maar voor mij als hoofdverantwoordelijke en voor mijn collega’s op de financiële afdeling of in het contactcenter zijn die UP’s er nog niet. In 2025 gaan we de slag maken om de dashboards van Psycholoog Nederland buiten Medicore met de nieuwe dashboard module van Medicore real-time inzichtelijk te maken binnen het EPD, wat een enorme stap vooruit is.

Er zijn, vijf maanden na de livegang, dus nog altijd wensen. “Maar die zullen er ook altijd blijven”, lacht Robbert, “want zodra dit voor elkaar is, ontstaan er weer nieuwe behoeften. Dat is juist het mooie van onze samenwerking met Medicore: we willen allebei vooruit, we willen innoveren. We versterken elkaar op dat vlak. Wij doen ideeën op van Medicore, en andersom gebruikt Medicore ons als inspiratiebron om hun software verder te verbeteren.”