Tips van specialist zorgregistratie Esther Groenenberg

Voorbereiding stelselwijziging

Als organisatie bereid je je zo goed mogelijk voor op een stelselwijziging. Het kost tijd voordat medewerkers gewend zijn aan de nieuwe regelgeving en bijbehorende afspraken. “Ik weet nog met de komst van de DBC destijds, behandelaren hebben het gewoon al druk met allerlei administratieve handelingen en het leveren van zorg. Je merkt dat ze zich daardoor minder goed voorbereiden op een stelselwijziging en denken: ik zie het dan wel.” Daarnaast was de ict ook nog niet helemaal klaar. Net als andere ict-leveranciers had ook Medicore last van de laat opgeleverde specificaties voor het zorgprestatiemodel.

Knelpunten bij ZPM declaraties

Met de komst van het ZPM moest een groot deel van het Medicore ECD in één jaar tijd opnieuw ingericht worden. Waar er in de tijd van de DBC’s vijftien jaar is (door)ontwikkeld aan slimme signaleringen in het ECD was de tijd er nu simpelweg niet om dat in één jaar op hetzelfde niveau te hebben. Gelukkig merken we dat het aantal declaraties dat (gedeeltelijk) uitvalt bij opdrachtgevers steeds kleiner wordt.

De knelpunten die Esther voornamelijk bij haar opdrachtgevers ziet als redenen voor uitval zijn:

1. Diagnose of zorgvraagtypering ontbreekt

“Het kan zijn dat de primaire diagnose helemaal niet gevuld is (of het vinkje bevestigd is niet aangeklikt). Daarnaast zit het invullen van de zorgvraagtypering nog niet in de werkwijze van de behandelaar. Tip daarvoor is om tijdens het adviesgesprek de zorgvraagtypering samen met de cliënt in te voeren. Zo kun je deze niet vergeten.”

Naast een ontbrekende diagnose of zorgvraagtypering is ook de datum die opgeslagen wordt bij de primaire diagnose en/of zorgvraagtypering een veelvoorkomende reden dat een declaratie wordt afgekeurd. “De datum die je vastlegt moet bij het zorgprestatiemodel vóór of op het eerste behandelconsult zijn, anders wordt de declaratieregel afgekeurd.” Een tip van Esther is om de datum van het adviesgesprek (waar je ook de zorgvraagtypering en het behandelplan met de cliënt bespreekt) op te slaan. Hierdoor verklein je de kans op foutieve registratie.

2. Is de setting juist ingevuld?

Bij het ZPM is de setting belangrijk, want deze bepaald mede het tarief. “De setting is best een grijs gebied en staat nergens zwart/wit beschreven. Een behandeling kan starten met monodisciplinair, maar later wijzigen naar multidisciplinair, en andersom. In dat geval moet de setting worden aangepast, maar dit gebeurt lang niet in alle gevallen omdat behandelaren het druk hebben of zich niet bewust genoeg zijn van de gevolgen.” Dit geldt alleen voor instellingen en blijft een lastig punt. Een juiste vermelding van de actuele behandelaars in het zorgtraject kan een hulpmiddel zijn. De setting is echter niet alleen afhankelijk van het aantal zorgverleners die betrokken zijn bij de behandeling, een andere voorwaarde is ook dat er verschillende behandeldoelen moeten worden behandeld.

Geheugensteun

Uitval volledig voorkomen is bijna niet te doen, want het blijft mensenwerk. Eigenlijk is het hebben van overzicht de belangrijkste tip van Esther. “Je moet zorgen dat je alle velden in Medicore goed invult met de knelpunten die hierboven genoemd staan. Kun je niet alles direct invullen? Maak een notitie voor jezelf. In Medicore gebruik ik hiervoor de zorgtrajectnaam. En noteer ik bijvoorbeeld ‘ZVT ontbreekt’. Daarna kan ik in de het behandelingenoverzicht snel zien waar nog iets ontbreekt en kan ik nakijken of het ontbrekende item ondertussen is ingevuld.”

Handigheidjes

Bij de opdrachtgevers waar Esther voor werkt verloopt het facturatieproces soepel en is er weinig uitval. Volgens Esther komt dit mede door de ‘handigheidjes’ die ze toepast in het proces, namelijk:

• “Gebruik de zorgtrajectnaam in Medicore als een soort controlelijst. Hier kun je alles invoeren wat je wilt en er is ruimte voor voldoende tekens. In de behandelnaam zet ik bijvoorbeeld neer ZPM 2023, wat betekent dat de verzekeringscheck gedaan is. Als ik dit aanpas zit ik toch al in het juiste scherm en zie ik bijvoorbeeld dat een diagnose of behandelaar ontbreekt, deze loop ik dan even na en vul ik aan. Lukt dit niet dan heb ik voor mijzelf een notitie wat er nog moet gebeuren voor de facturatie.”
• De tip voor kleine praktijken is om alle gegevens op de eerste dag dat je een cliënt gaat zien al zo veel mogelijk in te vullen. Zo hoef je hier niet op een later moment opnieuw naar te kijken. “Ik merk daardoor dat het bij kleinere opdrachtgevers eigenlijk allemaal heel goed gaat.”

Tenzinger blijft doorontwikkelen aan nieuwe ZPM functionaliteiten in Medicore. Wil je meer weten over de tips die Esther heeft gedeeld of heb je vragen over het zorgprestatiemodel in Medicore? Neem contact met ons op via het klantportaal.

Foto: Esther Groenenberg