Bij e-health denken we al snel aan het gebruik van online tools zoals beeldbellen, online dagboeken en allerlei andere mobiele apps die ondersteunen bij de behandeling. Tijdens de coronacrisis zijn deze tools bijna onmisbaar geworden om het werk van een zorgprofessional te kunnen uitvoeren. Maar draait het wel echt om de tools, of komt er meer bij kijken?
E-health…dichtbij dankzij de afstand
Het pleegzorgproces en inzage in dossiers van een kind
Op 26 november vond het webinar ‘Het pleegzorg proces en de uitdagingen rondom inzage in dossiers van een kind’ plaats. Heb je het gemist of wil je het terugkijken? Dat kan hier!
In het webinar ‘Het pleegzorg proces en de uitdagingen rondom inzage in dossiers van een kind’ vertellen we je hoe in het Medicore ECD cruciale pleegzorg processen worden ondersteund en wat hierbij onze visie is. Daarbij hebben we ook aandacht voor de registratie van het systeem van het kind, en de registratie en workflow rondom pleeggezinnen. Ben je verder benieuwd naar de ondersteuning van matching- en plaatsing processen? Of het faciliteren van samenwerking & communicatie tussen pleegzorgbegeleiders en pleegouders? We behandelen alle onderwerpen tijdens dit webinar.
Veilig werken met een SaaS ECD
Wat is veiliger, software op een eigen lokale server of software in de cloud? Het elektronisch patiëntendossier (EPD) wordt steeds vaker als een ‘Software as a Service’ (SaaS) dienst aangeboden. Hierbij draait het EPD niet op een server bij de eindgebruiker, maar bevindt de server zich in ‘de cloud’. Waar de data ook staat, de zorginstelling is eindverantwoordelijk. Daarom is het belangrijk kritische vragen te (blijven) stellen aan jouw EPD-leverancier om te weten hoe deze omgaat met privacy, informatiebeveiliging en dataopslag. In deze whitepaper lees je hoe je vanuit een SaaS-situatie mogelijke risico’s samen met je EPD-leverancier minimaliseert.
Belangrijkste wijzigingen release iJW en iWMO 3.0
De laatste release (2.4) van iJW en iWMO lijkt nog maar net achter de rug of de volgende staat al klaar. De overgang naar 3.0 wordt aangeduid als een major release. Deze release heeft een grote impact op de technische en functionele processen in jouw zorgorganisatie. Daarom zal deze release ook live gaan per 1 januari 2021 in plaats van, zoals normaliter, per april.
In deze publicatie nemen wij je mee in de wijzigingen die voortkomen uit de release 3.0 voor de iWMO en iJW.
Beschikking uit toewijzingsbericht & Toewijzingsnummer verplicht
Het onderdeel beschikking is in de nieuwste release verwijderd. Alhoewel ze nog wel in een verzoek om toewijzing kunnen worden meegestuurd. Daarentegen is het toewijzingsnummer verplicht geworden. Het beschikkingsnummer verwijst eigenlijk naar de papieren beschikking vanuit de gemeente. Nu blijkt in de praktijk dat dit niet één op één wordt overgenomen.
Daarom is er besloten deze relatie los te laten en het toewijzingsnummer meer van belang te maken. Door een uniek toewijzingsnummers verplicht te maken kan er bij een verzoek om wijziging naar verwezen worden. Het is in de praktijk vaak dat er voor elk product een nieuwe beschikking met nieuw toewijzingsnummer wordt toegestuurd. Wanneer een beschikking afloopt wordt deze gestopt en weer een nieuwe aangemaakt. Deze beschikkingen worden dan ook doormiddel van een stopbericht gestopt, terwijl het eigenlijk geen stop is. Door middel van het verplicht stellen van een uniek toewijzingsnummer kunnen in het vervolg verlengingen makkelijker worden toegestuurd en hoeven er geen onnodige start- en stopberichten gestuurd te worden.
De gemeenten zijn in de lead als het gaat om deze wijzigingen. Zij moeten controleren of zij voor elke cliënt een uniek toewijzingsnummer hebben. Indien dit niet het geval is, moeten zij de oude toewijzing per 31-12-2020 beëindigen en een nieuwe toesturen met als startdatum 01-01-2021. Deze nieuwe JW301’s zullen dan alle toewijzingen in één bericht bevatten.
Bij een verlenging of wijziging is het van belang dat alle toewijzingen worden meegenomen in de berichten. Denk hierbij aan de werkwijze van de WLZ als het gaat om een AAT.
Verzoek om wijziging & antwoorden op dit verzoek
Op dit moment is een verzoek om wijziging niet mogelijk via het berichtenverkeer en moet er alsnog buiten het berichtenverkeer om gecommuniceerd worden met de gemeenten. Vanaf de 3.0 is het mogelijk om via het berichtenverkeer door middel van een Verzoek om Wijziging (VOW) te communiceren. In dit bericht vermeldt de zorgaanbieder alle gewenste zorg. Zoals hierboven al vermeld is; het is vanaf de nieuwe release belangrijk dat alle zorg in één bericht wordt meegenomen. De gemeente kan dit dan toewijzen of afwijzen door middel van een antwoord- bericht (JW319).
Het antwoorden van de VOW wordt gelijkgetrokken met de antwoorden van de VOT. Indien de gemeenten niet binnen 5 werkdagen een antwoord heeft op de VOW, kunnen zij dit bericht beantwoorden met dat zij nog onderzoek gaan doen. Dan hebben zij maximaal 8 weken de tijd om alsnog te antwoorden. Een VOW bevat altijd reverentie Aanbieder. De gemeente zal dit ook gebruiken in haar antwoorden, waardoor de aanbieder het kan koppelen aan het aangevraagde product.
Alle wijzigingen van het nieuw declaratieproces op een rij
Er ligt binnen het sociaal domein al langer het verzoek om de complexiteit en diversiteit te verminderen. Vanuit deze wens is er besloten om vanaf 2021 een aantal wijzigingen in facturatie- of declaratieproces aan te passen. Hieronder zetten we deze wijzigingen op een rij.
- De mogelijkheid om te factureren via het berichtenverkeer komt te vervallen voor geleverde zorg vanaf 1-1-2021. Daarbij kunnen de declaraties alleen nog maar per maand ingediend worden en niet meer per vier weken. Toewijzingen kunnen wel nog afgegeven worden met een andere frequentie, zoals per week.
- Er komt een nieuw berichtenpaar voor het declareren van geleverde zorg vanaf 1-1-2021. Dit worden het 323 (declaratiebericht) en 325 (antwoordbericht van de gemeente) bericht. Tevens betekent dit dat er geen gedeeltelijke goedkeur op een declaratieregel meer kan plaatsvinden.
- Voor de zorg geleverd tot en met 31 december 2020 kan er gedeclareerd worden via het oude proces (303/304) tot eind 2021.
De volgende declaratieprocessen verdienen extra aandacht
Er zijn een aantal zaken die aandacht vragen van zorgaanbieders tijdens de overgang naar het nieuwe declaratieproces. Deze hebben we hieronder op een rijtje gezet.
- Jaarafsluiting van 2020 vindt plaats op basis van 303-berichten. Alle zorg die geleverd is in 2020 moet daarom ook gedeclareerd worden op basis van de 303-berichten (al dan niet als declaratie of facturatie). Ook correcties op afgekeurde regels dienen via de 303-berichten gedeclareerd te worden. Stem als zorgaanbieder daarom goed met je softwareleverancier af dat beide berichtensystemen (303/304 en 323/325) bruikbaar blijven in 2021.
- Controleer of doorlopende toewijzingen na 1-1-2021 gedeclareerd kunnen worden. Stel een cliënt is in april 2020 gestart met een zorgtraject en dit traject loopt door tot april 2021. Deze wordt per maand gedeclareerd. Tot 31-12-2020 zal dit via de 303-berichten gaan, maar vanaf 1-1-2021 zal dit via de 323-berichten gedeclareerd moeten worden. Een zorgaanbieder zal in samenspraak met de gemeente moeten toetsen of een doorlopende toewijzing op technische grond door kan gaan of dat deze aangepast dient te worden.
- Het boekjaar 2020 eindigt dit jaar op een donderdag en dat heeft implicaties voor de zorg die in week 53 geleverd wordt. Voor de inspanningsgerichte variant geldt dat prestaties geleverd op 28 t/m 31 december 2020 worden gefactureerd volgens de declaratieregels van 2020 (303/304-berichten). Voor outputgerichte uitvoeringsvariant geldt dat omdat de zondag van week 53 valt in declaratieperiode van 2021, wordt er gedeclareerd volgens de declaratieregels van 2021.
- Indien er doorlopende inkoopcontracten zijn waarin is afgesproken om te werken volgens het facturatieproces, dan gaan deze per 1 januari 2021 over naar een declaratieproces. De regels van de istandaard zijn namelijk hierin leidend boven contractuele afspraken.
- Tariefinrichting per 4 weken of per jaar zijn niet meer mogelijk. Een tarief per week kan nog wel ingericht worden en zal door middel van een omrekenmodel vertaald worden naar een declaratie op maandbasis.
Moeten we nu alles wat over 2020 of eerder nog gedeclareerd moet worden ook omzetten?
Nee, dat hoeft gelukkig niet. De huidige facturatieberichten blijven nog wel beschikbaar voor prestaties die in 2020 of daarvoor zijn geleverd. Bepaalde doorlopende toewijzingen dienen (zoals per 4-weken, per jaar) dienen te worden omgezet naar de nieuwe standaard (declaratie per maand). Voor aspecifieke toewijzingen mag een budget worden toegekend voor een toewijzingsperiode, maar mag de omvang van deze inzet niet langer worden gespecificeerd.
Verduidelijking proces administratief stoppen zorg
Het administratief stoppen van de zorg kan zowel vanuit de gemeenten als vanuit de zorgaanbieder. Belangrijk hierbij is te weten wanneer je welke berichten moet sturen.
Verplicht woonplaatsbeginsel
Eerder zou het woonplaatsbeginsel van start gaan per 1 januari 2021, dit is door omstandigheden met een jaar uitgesteld.
Lees ook: het woonplaatsbeginsel op weg naar verbetering
Het woonplaatsbeginsel gaat wel meegenomen worden in het berichtenverkeer. Dit betekent dat gemeenten een verzoek om toewijzing kunnen afkeuren met de reden dat zij niet de verantwoordelijke gemeenten zijn. In ditzelfde bericht kunnen zij de gemeente die wel verantwoordelijk is benoemen. Hierdoor weet de aanbieder bij welke gemeente hij dan wel moet zijn.
De (on)mogelijkheden voor toegang voor ouders tot een cliëntportaal
De eerste stappen voor toegang ouders tot cliëntportaal kind
Veel jeugdzorg behandelaren hebben de wens om ouders toegang te geven tot het wellbee cliëntportaal. Maar is de IT er ook klaar voor? Ja en nee.
Even terug naar de basis. Waarom is toegang voor ouders en wettelijke vertegenwoordigers tot het wellbee cliëntportaal zo belangrijk? Dat zie je bijvoorbeeld al bij aanvang van de behandeling: er is bij kinderen een akkoord van beide ouders nodig om te kunnen starten me een behandeling. Hoe makkelijk zou het zijn als zij gewoon in het cliëntportaal digitaal akkoord op de behandeling kunnen geven?
ECD-leveranciers zetten eerste stappen om ouders toegang te geven
Zijn ECD-leveranciers inmiddels zo ver om ouders toegang te verschaffen? Nog niet helemaal en zeker niet alle ECD-leveranciers, maar een kleine groep zet al wel de eerste stappen. Bij Medicore zijn we aangesloten bij het programma Machtigen van Logius & VWS en praten we mee over de oplossingen die nodig zijn.
Logius heeft in samenwerking met VWS in Q4 2019/Q1 2020 een proof-of-concept uitgevoerd waarbij moeders op basis van hun BSN met DigiD-toegang verkregen tot het cliëntportaal van hun kind. Waarom moeders? Omdat de wettelijke vertegenwoordiging van moeders eenvoudig op basis van het Basis Register Persoonsgegevens (BRP) vastgesteld kan worden. Klinkt eenvoudig toch? Vaders toegang geven blijkt helaas minder eenvoudig. Want de wettelijke vertegenwoordiging van vaders wordt niet automatisch in het BRP geregistreerd. Kortom, om beide ouders toegang te verlenen op basis van het BRP zal er dus anders aan de bron geregistreerd moeten worden. En dit kost tijd.
En stel de toegang voor wettelijke vertegenwoordigers is geregeld; welke informatie mogen ouders dan zien; beide dezelfde informatie of juist een gescheiden dossier? Want wat doe je in geval van een ‘vechtscheiding’? Vooralsnog wordt er op landelijk niveau gewerkt aan een ‘informatiestandaard’. Denk daarbij aan een soort ZorgInformatieBouwsteen (ZIB) waarop ouders bepaalde informatie te zien krijgen na het inloggen in het dossier van het kind. Ook dit is nog volop in ontwikkeling.
Staatssecretaris Knops liet de Kamer twee weken geleden weten dat het programma Machtigen vertraagd is en pas in de tweede helft van 2021 beschikbaar zal komen.
Kortom, zowel de praktijk als de wet- en regelgeving op dit gebied is nog niet zo ver. Juist daarom zitten we nu bij de Logius & VWS aan tafel waar we mee kunnen denken en praten over de oplossingen. Ook doen we verkennend onderzoek waarbij we de wensen van onze opdrachtgevers in kaart brengen.
Verkennend onderzoek
Omdat we het belangrijk vinden een zo compleet mogelijk beeld te krijgen, hebben we vierde jaars student Business Informatics Charlotte Kuijer gevraagd hier uitgebreid onderzoek naar te doen. Zij gaat zich verder verdiepen in de wet- en regelgeving en de praktische vertaling ervan naar de praktijk zodat behandelaren zo eenvoudig mogelijk straks ouders toegang kunnen geven tot het medisch dossier van hun kind.
Ontwikkelingen Jeugdwet iJw3.0
Factsheet Jeugdwet iJw3.0
Het woonplaatsbeginsel jeugdwet: op weg naar verbetering
Al snel na de transitie van de jeugdzorg naar gemeenten vanaf 2015 werd duidelijk dat het woonplaatsbeginsel in de jeugdwet veel problemen veroorzaakt. Het woonplaatsbeginsel regelt welke gemeente financieel verantwoordelijk is voor de jeugdhulp. Op dit moment is de gemeente waar de gezaghebbende ouder van het kind woont verantwoordelijk.
Er kan onduidelijkheid ontstaan welke gemeente verantwoordelijk is als gevolg van het feit dat gezagsrelaties ingewikkeld liggen of ouders vaak verhuizen. De continuïteit van de zorg, of de betaling aan de jeugdhulpverlener kunnen dan in gevaar komen. Wat zijn de huidige ontwikkelingen binnen het woonplaatsbeginsel?
Van uitstel komt hopelijk geen afstel!
Een wettelijke vereenvouding van het woonplaatsbeginsel wordt al vanaf 2018 voorbereid.
Omdat het verdeelmodel ook aangepast moest worden en de verandering invloed heeft op de administratieve processen en afspraken kost de invoering van het nieuwe woonplaatsbeginsel tijd.Na een eerder uitstel van één jaar met invoering per 1 januari 2021, is bekend geworden dat er wederom sprake is van uitstel van één jaar. Reden is de coronacrisis, in combinatie met het extra werk dat ontstaat doordat de centrale BRP-voorziening niet geraadpleegd mocht worden. De webapplicatie die ter beschikking zou worden gesteld aan gemeenten – om de adreshistorie van de jeugdige te raadplegen – zou gebruik maken van deze centrale BRP-voorziening. En hiervoor blijkt in de wet geen grondslag. Gemeenten mogen alleen hun lokale BRP raadplegen om een historisch adres terug te zoeken.
Het nieuwe woonplaatsbeginsel jeugdwet per 1 januari 2022
In het nieuwe woonplaatsbeginsel is de volgende gemeente verantwoordelijk voor de financiering van de jeugdhulp:
- Ambulante zorg: Gemeente waar jeugdige staat ingeschreven volgens de BRP.
- Zorg met verblijf: Gemeente waar jeugdige stond ingeschreven direct voorafgaand aan zorg met verblijftraject.
- Combinatie van zorg met verblijf en ambulante zorg: Zorg met verblijf is leidend. De gemeente die als verantwoordelijke wordt aangewezen voor de zorg met verblijf, is onder het nieuwe woonplaatsbeginsel verantwoordelijk voor zowel de ambulante zorg als de zorg met verblijf.
Gemeenten en zorgaanbieders zijn via een webinar geïnformeerd over de implementatiestappen die uitgevoerd moeten worden.
Stappenplan woonplaatsbeginsel jeugdwet
Het jaar uitstel betekent niet dat er nu niets hoeft te gebeuren.
Het is belangrijk dat een half jaar voordat het nieuwe woonplaatsbeginsel ingaat, duidelijk is welke jeugdigen overgaan naar een andere gemeente, zodat tijdig nieuwe contracten geregeld kunnen worden. De gemeenten zijn als eerste aan zet. De gemeente die onder het huidige woonplaatsbeginsel verantwoordelijk is, moet uitzoeken wanneer het (aaneengesloten) verblijf is begonnen. Wanneer gemeenten dit niet of onvoldoende kunnen bepalen, vragen zij aanvullende informatie op bij de zorgaanbieder of hun onderaannemer.
Gemeenten zullen vooral hulp nodig hebben bij cliënten die al voor 1 januari 2015 ingestroomd zijn in de jeugdzorg, omdat gemeenten toen nog niet verantwoordelijk waren voor de financiering. Maar ook bij resultaatgerichte bekostiging, waarbij de gemeente mogelijk geen zicht heeft of er verblijf is ingezet, zal de gemeenten informatie nodig hebben van zorgaanbieders. Zorgaanbieders mogen de gevraagde gegevens verstrekken aan gemeenten op basis van artikel 7.4.0. van de Jeugdwet.
Vervolgens worden aanbieders door gemeenten geïnformeerd over jeugdigen die per 1 januari 2022 administratief naar een andere gemeente verhuizen. Mogelijk heeft een aanbieder met deze gemeente nog geen contract. De gemeente is verantwoordelijk om contracten af te sluiten met aanbieders waar nog geen contract mee is.
Verwachte hobbels Woonplaatsbeginsel jeugdwet
De uitzoekklus van gemeenten zal niet zonder slag of stoot verlopen.
Binnen de zittende populatie zal van een aantal jeugdigen met jeugdhulp met verblijf de startdatum van (aaneengesloten) verblijf moeilijk vast te stellen zijn. Daarnaast is de definitie van (aaneengesloten) verblijf een lastige. Zo kan er bijvoorbeeld een weekend tussen de uitschrijving bij de ene zorgaanbieder en de inschrijving bij de andere zorgaanbieder zitten.
En er zijn diverse hulpvormen die verblijf en ambulante zorg combineren. Dan blijkt uit een elektronisch dossier wellicht niet duidelijk of het om aangesloten verblijf gaat. En naast verblijf in het kader van de jeugdwet dient ook rekening te worden gehouden met verblijf in het kader van de WMO en JJI (Justitiële Jeugdinrichting).
Dit alles zal met regelmaat om een uitgebreide dossieranalyse vragen, waarbij de verwachting is dat deze inspanning bij de zorgaanbieders en hun onderaannemers komt te liggen. Vervolgens kan er onenigheid ontstaan tussen gemeenten over de vastgestelde datum in zorg, waardoor de nieuwe gemeenten een eerdere analyse opnieuw zal willen uitvoeren. Wanneer de uitkomst van de analyses niet overeenkomen kan de geschillencommissie Sociaal Domein ingeschakeld worden.
Vervolgens zullen de volgende uitdagingen optreden:
- Lukt het om tijdig een overeenkomst met de nieuwe gemeente te tekenen? Het eerste jaar dient de nieuwe gemeente het tarief van de oude gemeente over te nemen. Maar wat als de zorg gecontinueerd wordt middels een hoofd- en onderaannemerschapsconstructie met een zorgaanbieder die al wel een contract heeft met de betreffende gemeente?
- Lukt het om het berichtenverkeer tijdig op orde te krijgen? Afhankelijk van de hoeveelheid mutaties in verantwoordelijke gemeenten, zal een zorgaanbieder te maken krijgen met extra te verwerken toewijzingen en start- en stopberichten.
- Nieuwe instroom : Ook binnen deze populatie kan het woonplaatsbeginsel wisselen per 1 januari 2022. Zorgaanbieders worden op peildata hierover geïnformeerd door gemeenten. Hoe korter voor 1 januari 2022 de instroom is, hoe minder tijd om het contract tijdig op orde te krijgen met de nieuwe gemeente.
Zorgvuldigheid voorop
Het is duidelijk dat er een intensief traject aankomt, voor zowel gemeenten als zorgaanbieders.
Ondanks de onrust die de coronacrisis momenteel binnen organisaties veroorzaakt, is het belangrijk dat dit traject zorgvuldig verloopt en het uiteindelijke doel wordt bereikt; dat de administratie eenvoudiger wordt en daardoor de administratieve lasten structureel worden verlaagd!
Heeft jouw organisatie in de toekomst hulp nodig bij het begeleiden van dit traject, op orde krijgen van de administratie of het komen tot overeenkomsten? Of simpelweg behoefte om eens over het onderwerp te sparren? We leggen het je graag uit!
How to learn machine learning
Op 4 juni vond het webinar plaats ‘How to learn machine learning?’. Heb je het gemist of wil je het terugkijken? Dat kan hier!
Data Science in de zorg
Al jarenlang leggen zorgaanbieders een schat aan data vast over de zorg die zij leveren. Nu is het tijd om al die historische data voor hen te laten werken. Door de snelle technologische ontwikkelingen heeft Data Science enorme potentie: extra inzichten uit data versterken de klinische expertise en bieden oplossingen die de efficiëntie verhogen en de werkdruk verlagen.