iHUB implementeert Medicore ECD in slechts vier maanden tijd

iHUB biedt jeugdzorg, speciaal onderwijs en jeugd ggz onder één dak. De organisatie telt vier jeugdzorglabels, die allemaal hun eigen ECD hadden. Drie jaar geleden startte iHUB een shared service center. Eerst werd een gemeenschappelijke IT-infrastructuur gerealiseerd. Daarna volgde een traject van applicatierationalisatie, waarin de zorgapplicatie als laatste aan de beurt was. Dit traject bestond uit een harmonisatietraject, dat tot doel had om zorgprocessen van drie labels te standaardiseren. Daarbij werden verschillende ECD-inrichtingen samengevoegd tot één. Manager Zorgadministratie Minakshi Dwarkasing vertelt: “Onze labels bieden weliswaar allemaal hun eigen specialistische zorg, maar aan de achterkant kun je de processen prima standaardiseren. Dat scheelt niet alleen mijn afdeling heel veel werk, je wordt als organisatie ook flexibeler als je allemaal op dezelfde manier werkt.” Guido Dibbets, ICT-Manager, voegt toe: “We willen bovendien meer gaan doen met data. Dan is het ook fijn dat het ECD geharmoniseerd is.”

Houd je aan de best practise

In eerste instantie begon iHUB de implementatie met andere software, maar dat project liep vast. Het was al zomer 2021 toen werd besloten in zee te gaan met Tenzinger. “Zij stelden zich heel coöperatief op”, vertelt Minakshi. “Ze waren heel open over wat ze kunnen, maar ook over wat ze niet kunnen. Dat is fijn, want meestal lopen leveranciers met dat laatste niet te koop. Ze zeiden bovendien heel duidelijk: wij kunnen alleen de gewenste go live datum halen, als jullie je houden aan onze best practice.” In november vonden er validatiesessies plaats met de stakeholders van de verschillende organisatieonderdelen. iHUB moest op sommige punten grote besluiten nemen. “Zo moesten we bijvoorbeeld tijdschrijven voor iedereen introduceren. Dat waren wij niet bij elk organisatieonderdeel gewend, maar het hoort bij de best practise in Medicore. Gelukkig is het eenvoudig gemaakt, zodat het beperkte administratielast oplevert voor de zorgverleners”, zegt Minakshi.

Snelkookpan

Zo’n grote ECD-implementatie uitvoeren in slechts vier maanden is eigenlijk gekkenwerk. Er was slechts één moment waarop eerder genomen beslissingen fors moesten worden herzien, vertelt Guido. “Op het moment dat je inrichtingskeuzes maakt, ken je de software nog onvoldoende en doorzie je de consequenties van bepaalde beslissingen niet.” Toch verraste deze tegenslag niet, zegt Minakshi. “Natuurlijk hoop je dat niet mee te maken, maar we wisten dat het risico bestond. Er zijn geen konijnen uit een hoed gekomen waar we geen rekening mee hadden gehouden.” Dat kwam vooral door een goede samenwerking tussen het projectteam en de organisatie. Continu stond de betekenis van inrichtingskeuzes voor zorgverleners centraal.
Sleutelfiguren in het traject waren de key users, die al ver van tevoren waren geworven. Ze waren afkomstig uit zo ongeveer alle functiegroepen die je maar kunt bedenken. De key users zorgden ervoor dat alle belangrijke processen bij het projectteam bekend werden, dat alle medewerkers op de circa vijftig locaties zich gehoord voelden, en dat iedereen wist wat er ging gebeuren. Zij waren de linking pin naar de projectorganisatie.

Doe aan verwachtingsmanagement

Tenzinger was op voorhand streng geweest: je houd je aan de best practise, want anders haal je de deadline niet. Daarom was het projectteam ook streng richting de key users en gebruikers: geef aan wat niet werkt. Daarnaast mag je komen met suggesties, maar ga er niet vanuit dat we die overnemen, want die ruimte is er eigenlijk niet. Minakshi ontdekte gaandeweg dat die soep helemaal niet zo heet werd gegeten. “We hadden toch een paar wijzigingen en die zijn heel snel door Tenzinger opgepakt, zelfs buiten de formele change-procedures om.”

Op dit punt wil de projectleider vanuit Tenzinger, Ralf van Kempen, wat toevoegen. “Wij hadden die ruimte omdat iHUB zich zo goed hield aan onze opdracht. Dat was heel bijzonder en dat maken we zelden zo mee. Daar word ik als projectleider heel vrolijk van.” Het is een les die ze dan ook graag aan anderen willen meegeven: doe vooraf aan verwachtingsmanagement.

Eerste reacties op het Medicore ECD

De meest gehoorde reactie van medewerkers over het werken in het Medicore ECD is: wat is het overzichtelijk. En wat word ik goed geholpen bij het juist registreren van de geleverde zorg. “Want het ECD geeft een seintje als je bepaalde informatie die wij nodig hebben om zorg te declareren nog niet is ingevuld. Daardoor hebben wij op de zorgadministratie veel minder herstelwerk achteraf. Het is dus fijn voor ons, maar ook voor behandelaren. Die hoeven niet achteraf nog eens allemaal informatie aan te leveren”, zegt Minakshi. Dat leidt ook tot tijdiger facturatie en betere verantwoording aan de financiers van zorg.

Voorspellende data

Deel 1 van het project is afgerond. Deel 2, het inrichten van het 6Gorilla’s dataplatform, nog niet. Guido verheugt zich op de toegevoegde waarde die iHUB straks uit de data kan halen. “Zorgverleners zien dan beter hoe trajecten in elkaar zitten. Ze zien hoe een gemiddeld traject er uitziet en hoe een specifieke cliënt afwijkt van dat gemiddelde. Daardoor kun je veel beter sturen. Bovendien kun je vooraf voorspellen welke therapie in welke situatie het best werkt, want het systeem laat zien wat in eerdere trajecten de succesratio was van de verschillende interventies. Dat is heel krachtig. We kunnen medewerkers straks terugkoppeling geven op hun werk en op de zorgkwaliteit die zij leveren. Wat kun je leren van eerdere behandeltrajecten, van jezelf maar ook van je collega?

Bovendien zou ik een slag willen slaan met het delen van data in ons zorgnetwerk. Want we werken behoorlijk intensief samen met verschillende andere partijen die andere expertise hebben. Het zou fijn zijn als we straks, op een privacy-veilige manier, de data delen die we mogen delen. Zonder dat een zorgverlener er continu bij hoeft na te denken wat wel en niet gedeeld mag worden. Tot slot denk ik dat we nog veel verder kunnen gaan met voorspellingen. Ik noemde net al voorspellen welke therapie bij een specifieke cliënt het best zal aanslaan. We kunnen met de connectoren in het dataplatform eenvoudig data uit andere bronnen integreren. De mogelijkheden zijn eindeloos, dat wordt nog een ontdekkingstocht.”

Minder registratie, meer inzicht

Wat geen ontdekkingstocht meer is maar dagelijkse realiteit, is een lagere administratielast voor zorgverleners. Guido: “Medicore, en met name het Wellbee medewerkersportaal, presenteert alleen maar die informatie die zorgverleners nodig hebben voor hun werk. Ze krijgen bovendien een seintje als ze vergeten bepaalde informatie in te voeren. Dat maakt hun werk een stuk overzichtelijker. Daardoor kunnen ze meer directe tijd besteden aan een cliënt en zitten ze minder achter hun scherm.”
Met het cliëntenportaal wil iHUB nog aan de slag. “Dat is een vervolgproject. De voordelen die onze medewerkers nu ervaren, willen we ook doorgeven aan onze cliënten. We willen hen ook ondersteunen met eenvoudige tools die hen meer grip geven op hun eigen behandeling.”

Gevraagd naar de grootste succesfactor roepen beiden in koor: “De goede samenwerking tussen Tenzinger en iHUB, en tussen het projectteam en de organisatie. We hebben elkaar echt gevonden in dit project. Het was niet wij-zij, maar we hebben het echt samen gedaan.”