Levvel live met Medicore ECD

Toekomstbestendige basis

Twee en een half jaar geleden startte Levvel met een selectietraject. Aanleiding hiervoor was de fusie van de Bascule (specialistische jeugd GGZ) en Spirit (specialistische jeugdhulp). Coen Emmer, informatiemanager bij Levvel, vertelt: “Wij zochten een elektronisch cliëntendossier dat zowel de jeugdhulp als de GGZ kant ondersteunt. Tijdens de zoektocht werd ook Levvel5 (licht verstandelijk beperkte kinderen en jongeren) bij Levvel gevoegd. Met die achtergrond zijn we een selectietraject begonnen.”

Muriel Bos, directeur Zorg bij Levvel, vult aan: “We wilden een systeem wat ons goed kon helpen om van drie naar één systeem te gaan en daarmee een toekomstbestendige basis te leggen. De missie voor onze jeugdhulp luidt: met een gezonde basis de toekomst tegemoet. Die missie hebben wij doorvertaald naar onze zorg en ICT. Dat betekent: we willen met zijn allen in één dossier kunnen kijken, maar ook meegaan met de mogelijkheden van de toekomst. Onze visie om meer datagedreven te gaan werken, meer behandelingen en trainingen online te gaan doen en andere zaken zoals de Medicore Zorgapp waren voor ons redenen om te kiezen voor Tenzinger.”

Harmonisatie van werkprocessen

In april 2021 is Levvel gestart met de implementatie van het Medicore ECD. In een periode van negen maanden was het niet alleen de opdracht om het nieuwe ECD te implementeren, maar ook werkprocessen te integreren. Om in één centraal ECD te kunnen werken moesten deze gestandaardiseerd worden. “We wisten dat het een uitdaging zou zijn om met drie organisaties naar één elektronisch cliëntendossier te gaan. Een systeemimplementatie is altijd een ingewikkeld traject, maar als je dan ook nog drie organisaties wilt integreren is het belangrijk om daar een goede partner bij te hebben die daar een bijdrage aan kan leveren. We wisten dat Tenzinger een goed track record heeft op implementaties, dat was voor ons mede een reden om voor Tenzinger te kiezen”, zegt Muriel.

Coen voegt toe: “We moesten slagen maken om onze processen te uniformeren en werkwijzen op elkaar af te stemmen. Dit is in diverse werkgroepen uitgebreid besproken.” Tijdens de implementatie vonden er bijvoorbeeld klantreis sessies plaats om alle werkprocessen in kaart te brengen. Tijdens deze sessies werd de reis die een jongere van aanmelding tot facturatie doorloopt onder de loep genomen.

Gezamenlijke focus op slagen

Bij de implementatie van nieuwe software is samenwerking en vertrouwen belangrijk. Muriel: “Wij zijn een heel diverse organisatie in een complexe wereld met veel vormen van jeugdhulp. Voor ons is flexibiliteit gewoon heel belangrijk. Het was in het begin even zoeken naar een goede balans tussen uniformiteit en flexibiliteit. We hebben daar een goede tussenweg in gevonden.”

“Er is keihard gewerkt” zegt Coen terugkijkend naar de afgelopen maanden. Muriel vult aan: “We zijn super trots op onze eigen mensen die dit project er naast hun bestaande werk bij hebben gedaan. Het is toch grotendeels gedragen op de schouders van mensen uit de organisatie. Daar heb ik veel bewondering voor. Er werd soms gemord, maar dit kwam meestal voort uit de zorgen die er waren over de samenhang en compleetheid van de deelprojecten. Iedereen had een grote focus op het laten slagen van het project.”

Bij de vraag of het beeld over de implementatiekracht is bevestigd zeggen Muriel en Coen volmondig ja. “Wij zijn blij met de mensen van Tenzinger die ons het afgelopen jaar hebben ondersteund en geadviseerd. Het verantwoordelijkheidsgevoel en de kennis bij consultants om de implementatie echt te laten slagen, viel op. Consultants namen geen genoegen met ‘het is wat het is’. Als organisatie hadden jullie ook kunnen zeggen ‘als jullie het prima vinden, dan is het oké’. Er werd kritisch meegedacht hoe de software straks ook echt goed te laten draaien voor ons. Dat werkt prettig.”

Efficiënter behandelen

Onderzoek en innovatie is een belangrijk onderdeel bij Levvel. “Wij zien de oplossingen van Tenzinger als totaaloplossing waarmee wij datagedreven kunnen werken. Hiermee kunnen wij veel beter gebruik maken van alle cliëntgegevens en behandelinformatie”, benoemt Muriel. Coen vult aan: “We gaan niet alleen de data uit Medicore ontsluiten, maar ook combineren met data vanuit onze ROM systemen. Zo gebruiken we data uit BergOp, maar ook onze personeelsadministratie en financiële gegevens. Tevens gaan we data uit onze oude ECD’s ontsluiten. Dat gaat veel mogelijkheden bieden. Deze data gaat uiteindelijk bijdragen aan nieuwe werkwijzen en efficiëntere behandelingen, omdat inzichtelijk is wat het nut en het effect van de behandeling is geweest.”

“Wij willen als Levvel echt het verschil maken voor kinderen, jongeren en hun (pleeg)ouders. Daar waar anderen of ook wij nu niet slagen om bepaalde dingen voor elkaar te krijgen hopen we dat we dat in de toekomst wel kunnen. Dat is een hele sterke drive van iedereen. We hopen natuurlijk dat ons nieuwe ECD daar ook bij gaat helpen”, sluit Muriel af.