Jaarlijks begeleidt Effect zo’n 1.200 cliënten met ambulante of online ondersteuning. Het uitgebreide zorgaanbod vraagt om een ECD dat overzicht biedt en meebeweegt met de praktijk. Daarom kwam al snel de vraag op tafel: welk systeem past nu én later bij ons? De keuze viel op het ECD van Medicore. Manon Kruize, inhoudelijk coördinator Wmo/Wlz bij Effect: “Medicore is ontwikkeld voor behandelaren, wat ook blijkt uit termen als ‘behandelaar’, ‘medebehandelaar’ en ‘casemanager’. Toch werkt het ook voor ons team van begeleiders uitstekend. Er is veel mogelijk met het ECD.” Hoe heeft zij het eerste jaar werken met Medicore ervaren?
Effect blikt terug op keuze voor Medicore
“Alles was mogelijk bij de inrichting van het ECD, en anders was er wel een alternatief.”
Veel cliënten, veel administratie
Sinds mei 2024 is Effect een zelfstandige organisatie. Manon legt uit: “Effect is er voor mensen die moeilijkheden ervaren op één of meerdere leefgebieden. Onze expertise ligt onder andere bij de begeleiding van kinderen, jeugdigen en volwassenen met ASS, ADHD, angst- en depressieve klachten en problemen met emotieregulatie. Daarnaast bieden we opvoedondersteuning en begeleide omgang.”
Effect is actief in diverse gemeenten in Groningen, Drenthe, Friesland en Overijssel. Manon vertelt enthousiast: “De begeleiding is afgestemd op de wensen en mogelijkheden van de cliënt. Daarbij richten we ons op verschillende leefgebieden, zoals structuur creëren in het dagelijks leven, de financiën organiseren of op andere vlakken de zelfredzaamheid vergroten. Ook geven we trainingen, onder andere over omgaan met overprikkeling. Naast fysieke begeleiding bieden we digitale mogelijkheden, zoals beeldbellen of online hulpmodules. Zo blijft hulp flexibel en toegankelijk.” Ze besluit: “De diversiteit maakt ons werk mooi, al betekent het ook dat er veel administratie bij komt kijken.”
Hernieuwde samenwerking
De belangrijkste wens van Effect voor het ECD was dat er voor het personeel niet veel zou veranderen. Tegelijkertijd vraagt een nieuwe organisatie wel om een nieuwe inrichting van het ECD. Manon: “Om een goed beeld te krijgen, hebben we opnieuw naar meerdere ECD’s gekeken. We waren specifiek op zoek naar een betrouwbaar ECD dat onze processen goed ondersteunt. Ook zijn continuïteit en stabiliteit belangrijk voor ons, het liefst tegen een goede prijs.”
Die wensen leidden opnieuw naar Medicore. “Het is een compleet platform met veel functionaliteiten, waarmee we eerder al positieve ervaringen hadden opgedaan”, licht Manon toe. “Ook is het ECD van Medicore flexibel. We kunnen formulieren en processen zo inrichten dat ze passen bij onze werkwijze.”
Onder de loep
De hernieuwde samenwerking begon met veel gesprekken tussen Effect en Medicore. “We hebben samen alle functionaliteiten onder de loep genomen”, blikt Manon terug. “Wat gebruiken we wel en wat niet, en hoe willen we het ECD inrichten? Daar konden we veel keuzes in maken, waardoor we nu een versie van Medicore hebben die goed aansluit bij wie we zijn. Wat we momenteel nog onderzoeken is hoe we het dossier nog verder kunnen optimaliseren, zoals het rapporteren op doelen. Hopelijk wordt dat over een tijdje mogelijk.”
Ook de empowermentbenadering van Effect is daarin meegenomen. Daarbij staat centraal dat cliënten op hun eigen tempo aan bepaalde vooraf vastgestelde doelen werken. “Die aanpak komt ook terug in onze formulieren in Medicore,” legt Manon uit, “bijvoorbeeld in het begeleidingsplan en het steunplan. Het is fijn dat ons ECD in grote mate aansluit op de praktijk.”
Dagelijks werken met Medicore
Inmiddels is Medicore een vast onderdeel van de dagelijkse praktijk. De cliëntgegevens, begeleidingsplannen en agenda staan allemaal in het ECD. Dankzij de koppeling met de zorgapp kunnen medewerkers ook rapporteren op hun telefoon en hun agenda daar inzien. “Dat is een groot voordeel”, legt Manon uit. “Je telefoon heb je altijd bij de hand. Je hoeft niet steeds opnieuw in te loggen of systemen te herstarten. Je klikt, rapporteert en sluit de app weer af. Dat bespaart medewerkers veel tijd. Op die manier ondersteunt het ECD ons in het dagelijks werk.”
Denken in oplossingen
In de praktijk stuit Effect ook weleens op beperkingen of extra wensen. “Dat hoort erbij”, vindt ze. “Het is fijn dat het team altijd meedenkt hoe we dat kunnen oplossen. Toen we overgingen op het nieuwe systeem, kwamen we regelmatig dingen tegen waarvan we ons afvroegen ‘Kan Medicore dit ook?’. Onze contactpersoon bij Medicore zocht dat dan voor ons uit en bijna alles was mogelijk. Als iets toch niet in het systeem te realiseren was, kwam er altijd een alternatief.”
Inmiddels is het contact met Medicore minder intensief. “Maar dat is vast een goed teken”, lacht Manon. “Als we contact hebben, is het altijd prettig. Meestal spreken we dan met Nicolette, ons vaste aanspreekpunt binnen Medicore.”
“Het is fijn dat Medicore meedenkt als je ergens tegenaan loopt of nieuwe functies wilt toevoegen.”
Blijven doorontwikkelen
Een ECD is nooit 100% af, dus ook Effect kijkt vooruit. Manon: “We hopen dat onze zorgapp, die gekoppeld is aan Medicore, straks nog meer mogelijkheden biedt. Dan hoeven medewerkers nóg minder vaak de laptop erbij te pakken, wat ons veel tijd en daarmee kosten bespaart.”
Verder ziet Manon kansen voor begeleiders om nog meer uit het ECD van Medicore te halen. “Gemeenten of andere verwijzers geven vaak doelen mee bij een indicatie. Het zou mooi zijn als die geautomatiseerd terugkomen in rapportages. Dan kunnen begeleiders eenvoudiger de voortgang vastleggen en inzichtelijk maken. Medicore speelt zeker een rol bij dit soort toekomstplannen. Het is een veelzijdig platform dat zich goed leent om alles op één plek te registreren, en het team helpt ons altijd om een volgende stap te realiseren.”
Meegroeien
Raadt ze Medicore ook aan andere zorgorganisaties aan? Daarover hoeft Manon niet lang na te denken. “Ja, absoluut!”, antwoordt ze. “Het is een gebruiksvriendelijk systeem. Ook verliep het hele traject professioneel, vanaf de voorbereiding tot en met de livegang. Op vragen kregen we altijd snel een passend antwoord, en er was altijd heldere communicatie. En minstens zo belangrijk: het systeem blijft met ons meegroeien.”
(v.l.n.r. Manon Kruize (Inhoudelijk coördinator Stichting Effect), Niek Bijlefeld (Bestuurder & Financieel directeur Stichting Effect) en Nicolette Faber – van ’t Oever (Accountmanager Jeugdzorg & GGZ Medicore).