Waar moet je aan denken bij EPD selectie?

Voordat je een EPD kiest: wat je moet weten over het selectietraject

Je staat aan de vooravond van een strategisch belangrijke stap: de keuze voor een nieuw EPD. Misschien loopt het huidige contract af. Misschien voldoet het systeem niet meer aan de eisen van vandaag. Of misschien wil je als organisatie een serieuze stap zetten in digitale toekomstbestendigheid, AI-integratie en datagedreven werken.
Wat dan vrijwel altijd als eerste op tafel ligt, is de vraag: welk EPD past bij ons? Dat is een begrijpelijke vraag, maar de juiste beginvraag is: zijn wij als organisatie klaar voor dit traject?

Onderschat het selectietraject niet

We zien een patroon: de aandacht gaat al snel naar leveranciersgesprekken, demo’s en functionaliteitenlijsten. Terwijl de investering vóór die demo’, de strategische voorbereiding, intern de juiste mensen aangehaakt krijgen en het daadwerkelijke selectieproces, bepalend is voor het succes van alles wat daarna komt.
Een selectietraject bij een grote GGZ-instelling duurt doorgaans zes tot twaalf maanden. In die tijd investeer je als organisatie op meerdere fronten: in mensen, in externe expertise en in tijd die anders naar de primaire zorg zou gaan.
Dit kost tijd en geld. En dat budget moet je van tevoren reserveren.

Waar zit de investering in een selectietraject?

1. Interne betrokkenheid: tijd is geld

   Een EPD-selectie raakt de hele organisatie. Behandelaren, verpleegkundigen, administratief medewerkers, ICT’ers, privacy officers en beleidsmakers spelen allemaal een waardevolle rol in het proces. Dat betekent werkgroepen, interviews, demosessies, reviewrondes en besluitvormingstrajecten.

   Voor een instelling van enige omvang gaat het al snel om honderden uren aan interne inzet. Die investering biedt tegelijkertijd de kans om processen kritisch te bekijken, wensen vanuit de organisatie op te halen en draagvlak te creëren voor de toekomst. Als CEO of CFO is het belangrijk om deze inzet bewust te plannen en er voldoende ruimte voor vrij te maken. Zo voorkom je dat het traject vertraging oploopt doordat belangrijke betrokkenen onvoldoende tijd beschikbaar hebben.

   De betrokkenheid van de juiste mensen is bovendien een belangrijke succesfactor. Een EPD dat technisch uitstekend functioneert, levert pas echt waarde op wanneer behandelaars en andere gebruikers erachter staan. Door medewerkers vroegtijdig te betrekken, ontstaat draagvlak, worden verwachtingen afgestemd en vergroot je de kans op een succesvolle implementatie. Draagvlak bouw je vóór de keuze, niet erna.

2. Externe adviespartijen: onafhankelijkheid heeft een prijs

   Veel grote instellingen schakelen een onafhankelijk adviesbureau in om het selectietraject te begeleiden. Partijen zoals KPMG, M&I/Partners en Berenshot beschikken over diepgaande marktkennis, hebben zicht op het onderscheidend vermogen van leveranciers en kunnen helpen om de organisatiebehoefte scherp te formuleren.

   M&I/Partners voert jaarlijks onderzoek uit naar de EPD-markt en heeft ervaring met vergelijkbare trajecten bij tientallen zorgorganisaties. Die kennis is waardevol, juist omdat de EPD-markt complex is en leveranciers niet altijd transparant zijn over hun beperkingen.
   Reken voor onafhankelijke procesbegeleiding bij een grote GGZ-instelling op een investering van tienduizenden euro’s. Afhankelijk van de omvang en complexiteit van het traject kan dat in de tonnen lopen als ook implementatiebegeleiding onderdeel is. Dat klinkt als veel. Maar zet het af tegen de kosten van een mislukte keuze of een falende implementatie, en de rekening valt snel anders uit.

3. Projectorganisatie: ook dat vergt budget

   Een serieus selectietraject vraagt een projectorganisatie. Een projectleider of programmamanager die het geheel bewaakt, afstemt met alle stakeholders en de besluitvorming op koers houdt.

   Dat kan een interne rol zijn, maar wordt bij grotere instellingen regelmatig ingevuld met een externe interim-professional.
   Daarboven komt de stuurgroep die op gezette momenten knopen doorhakt. Dat zijn jij, je collega-bestuurders en mogelijk externe toezichthouders. Ook die sessies kosten tijd en vragen voorbereiding.

De rol van de bestuurder gaat verder dan tekenbevoegdheid

Als bestuurder ben je niet alleen de persoon die uiteindelijk de handtekening zet. Je bent degene die de randvoorwaarden schept voor een goed traject. Dat betekent concreet:

• Reserveer voldoende budget voor het selectietraject zelf, los van de licentiekosten en implementatiebudgetten die later komen.
• Geef de juiste mensen mandaat en tijd om mee te doen.
• Zorg voor een heldere visie op wat digitalisering voor jullie organisatie moet betekenen en maak die visie bespreekbaar binnen het team.
• Kies bewust of je externe begeleiding inschakelt, en zo ja: wanneer en wie.

Kies niet alleen een systeem, kies een partner

Een aspect dat in de praktijk te weinig aandacht krijgt: je kiest niet alleen een softwarepakket. Je gaat een langdurige verbintenis aan met een leverancier. Die relatie strekt zich uit over vele jaren, inclusief updates, doorontwikkeling en de snelle veranderingen in wetgeving en technologie die de zorg de komende jaren zullen raken.
Stel jezelf daarom ook vragen over de leverancier als organisatie: Wat is hun visie op de toekomst van digitale zorg? Zijn zij bereid om samen met jouw organisatie te groeien?

Concrete vragen die je in dit kader vroeg in het proces moet stellen:

• Hoe betrekken zij hun klanten bij de doorontwikkeling van het systeem?
• Wat is hun visie op AI en datagedreven werken, en sluiten zij aan op de richting die jij als bestuurder wilt inslaan?
• Hoe toekomstgericht is de leverancier?
• Wat zeggen andere zorgorganisaties over de samenwerking?

Een goed selectietraject is een investering in de toekomst

Een zorgvuldig doorlopen selectietraject levert meer op dan alleen een goed systeem. Het geeft jouw organisatie grip op processen. Het maakt integratie mogelijk en voorkomt losse systemen die niet met elkaar communiceren. Het creëert draagvlak bij professionals omdat zij vanaf het begin betrokken waren. En het legt een fundament waarop je de komende jaren, op het gebied van kwaliteit, efficiëntie, datagedreven werken en AI, kunt bouwen.
Ja, het is een pittig traject. Maar organisaties die het goed aanpakken, met de juiste voorbereiding, de juiste mensen en de juiste partner(s), leggen als bestuur een uitstekende basis voor de toekomst van hun organisatie en de zorg die zij leveren.