Het elektronisch cliëntendossier

ECD is de afkorting voor elektronisch cliëntendossier. EPD staat voor elektronisch patiëntendossier. Beide termen worden gebruikt voor het dossier waarin informatie over de cliënt of patiënt is vastgelegd. Het belangrijkste verschil tussen ECD en EPD is de terminologie die gebruikt wordt in een zorgorganisatie. Technisch gezien is het dezelfde software.
Bij ziekenhuizen, medisch specialistische klinieken, zelfstandige behandelcentra, specialistische ggz aanbieders of medische klinieken spreek je vaak over patiënten. In de geestelijke gezondheidszorg, ouderenzorg, gehandicaptenzorg en jeugdzorg wordt juist de term cliënten voornamelijk gebruikt.

Een ECD wordt gebruikt in verschillende zorgsettings, zoals ziekenhuizen, jeugdzorginstellingen, verpleeghuizen, fysiotherapiepraktijken en ggz instellingen. De software kan worden geïmplementeerd in verschillende formaten, zoals cloud-based of lokaal op een server. Onze ECD’s zijn cloud-based. Dit betekent dat je onze elektronische cliëntendossiers overal kunt raadplegen, mits je internet hebt.
Een ECD raakt eigenlijk alle processen binnen een organisatie, namelijk van aanmelding tot uiteindelijke facturatie. Tussen de aanmelding en facturatie van zorg vindt het hele zorgproces plaats. Ook hierin ondersteunt het elektronisch cliëntendossier. Alle algemene informatie over een cliënt is vastgelegd in het ECD, maar ook gespreksverslagen, de voortgang, agenda-afspraken, rapportages en brieven vind je terug in het ECD. Hieruit blijkt dat het ECD essentieel is in het gehele zorgproces.

Een elektronisch cliëntendossier bevat verschillende soorten informatie over een cliënt, afhankelijk van het type zorgverlening dat wordt geboden. Over het algemeen bevat een elektronisch cliëntendossier de volgende informatie:
Persoonlijke NAW-gegevens zoals naam, geboortedatum, adres en contactgegevens.
Medische gegevens, zoals de medische voorgeschiedenis, huidige medische aandoeningen, behandelingen en medicijnen die de cliënt gebruikt.
Psychologische gegevens: Psychologische behandelingen, uitslagen van tests en behandeldoelen
Sociale gegevens: deze informatie zegt meer over het netwerk rondom de cliënt. Voorbeelden zijn familie, vrienden of personen van de sportvereniging.
Behandelplan: Informatie over het behandelplan en de voortgang van de behandeling.
Notities: Notities van zorgverleners over gesprekken, observaties, evaluaties en behandelingsvoortgang.
Bovenstaande lijst laat zien hoe gevoelig de informatie is die in het elektronisch cliëntendossier is vastgelegd, daarom is het van essentieel belang dat de informatie alléén gebruikt mag worden voor het verlenen van zorg en dat de privacy van de cliënt ten allen tijde moet worden beschermd.

Er zijn verschillende personen binnen een zorgorganisatie die werken in de elektronisch cliëntendossier software.
Allereerst zijn dit natuurlijk zorgverleners. Voorbeelden zijn artsen, verpleegkundigen, therapeuten, psychologen, psychiaters, regiebehandelaren, pleegzorgwerkers of andere zorgprofessionals die betrokken zijn bij de behandeling van de cliënt. Deze leggen onder andere informatie over de voortgang van de behandeling vast in het elektronisch cliëntendossier.
Administratieve medewerkers. Naast zorgverleners leggen ook administratieve medewerkers bij zorginstellingen informatie in het ECD vast. Voorbeelden van taken die zij in de software uitvoeren is het bijhouden van administratieve gegevens, zoals het uploaden van persoonlijke- en contactgegevens van de cliënt en het bijhouden van facturatiegegevens.
IT medewerkers. Binnen een zorginstelling is er vaak één persoon of een team verantwoordelijk voor het onderhouden en updaten van het elektronisch cliëntendossier.
Alle personen met toegang tot het elektronisch cliëntendossier zijn gebonden aan privacy- en veiligheidsregels om deze gevoelige cliëntgegevens te beschermen. In de software voorzie je medewerkers die werken binnen het ECD van de juiste rollen en autorisaties. Zo voorkom je dat iemand bij gegevens kan die niet relevant zijn voor iemands functie.