Realtime stuurinformatie voor financiële grip in de GGZ

Van begroting naar realtime stuurinformatie in de GGZ

Zorgverlening en financiën: in theorie één geheel, in de praktijk twee werelden die nauwelijks met elkaar communiceren. Voor bestuurders en financieel verantwoordelijken van grote klinische GGZ-instellingen is dit een dagelijkse realiteit. De uitdagingen stapelen zich op:

• Geleverde zorg die niet of slechts gedeeltelijk wordt vergoed als gevolg van onvolledige of onjuiste registratie.
• Begrotingen die al in het eerste kwartaal structureel afwijken van de realisatie.
• Wachtlijsten terwijl elders in de instelling stuwmeren aan uitgesteld verlof worden opgebouwd
• Financiële verliezen uit eerdere jaren die plotseling opdoemen in de huidige begroting.
• Een structurele afname van beddencapaciteit tegenover stijgende onderhoudskosten.

Het Zorgprestatiemodel (ZPM) draait inmiddels een aantal jaar mee, de zorgvraag bij jongeren en jongvolwassenen blijft stijgen, en de personeelskrapte is structureel. Wie nu niet investeert in data-gedreven besturing, merkt dit de komende jaren terug in de exploitatie. En dat vaak op een moment dat bijsturen lastiger en kostbaarder is dan nu.

Waarom begroten zo moeilijk blijft

Iedere CFO maakt in het najaar een begroting voor het komende jaar, maar niemand heeft een glazen bol. Hoeveel zorg jouw instelling daadwerkelijk levert, hangt af van de zorgvraag én het beschikbare personeel. Neemt de inzetbaarheid af door onvoorziene omstandigheden? Dan worden roosters een probleem. Neemt de zorgvraag toe maar is het budgetplafond bereikt? Dan groeit de wachtlijst.

Zorgverzekeraars, zorgkantoren en gemeenten willen vooraf precies weten hoeveel zorg van welk type jullie instelling gaat leveren. Vraag en aanbod afstemmen in een sector met honderden variabelen is structureel complex. Toch zijn er meer mogelijkheden om grip te houden dan de meeste bestuurders denken.

Zes stappen naar betere financiële sturing

Stap 1

Definieer een data-gedreven strategie. Bepaal op welke vier of vijf kern-KPI’s je de instelling stuurt. Denk aan productie versus begroting, facturatie-uitval, bezettingsgraad en zorgzwaarte per cliëntpopulatie. Zonder heldere KPI’s heeft data geen richting.

Stap 2

Breng alle data zoveel mogelijk samen op één platform EPD, personeelsplanning, financieel systeem, HR-software: al die bronnen genereren data die los van elkaar weinig zeggen. Een centraal dataplatform verbindt die bronnen en zorgt dat iedereen in de organisatie met dezelfde actuele cijfers werkt.

Stap 3

Kies een EPD dat financiële sturing ondersteunt. Een EPD-platform is de hartslag van uw zorgregistratie. Maar ondersteunt jullie EPD ook de bedrijfseconomische kant? Goede software signaleert declaratierisico’s proactief, biedt behandelaars inzicht in bestedingsruimte per cliënt en voorkomt dat registratiefouten pas achteraf worden ontdekt.

Stap 4

Stuur op KPI’s via dashboards. Business intelligence maakt prestaties inzichtelijk, niet alleen de stand van zaken, maar ook trendanalyses, benchmarks tussen locaties en inzicht in de oorzaak van een afwijking. Zo stuur je op feiten, niet op gevoel.

Stap 5

Gebruik data science om vooruit te kijken. Predictive analytics stelt je in staat om op basis van historische en actuele data te voorspellen hoeveel zorg jouw cliëntpopulatie nog nodig heeft. Zo beheer je contractafspraken beter en ga je gefundeerd het gesprek aan met zorgverzekeraars. Een stap verder is prescriptive analytics: dat adviseert ook wát je moet doen om een ongewenste uitkomst te voorkomen.

Stap 6

Verbind zorgkwaliteit met financieel resultaat. De CFO die de relatie tussen zorgverlening en financiën kan leggen, wordt een strategische gesprekspartner voor de Raad van Bestuur. Zorginhoudelijke beslissingen hebben directe invloed op kosten én effectiviteit en daarmee op het rendement van de organisatie.

Wat dit betekent in de dagelijkse praktijk?

Goede financiële sturing begint bij de zorgverlener, in plaats van bij de financiële afdeling. Wanneer een behandelaar in het EPD direct ziet hoeveel bestedingsruimte een cliënt nog heeft, wanneer het systeem blokkerende meldingen geeft bij ontbrekende beschikkingen, en wanneer een ambulant medewerker via een mobiele app ter plekke registreert, dan voorkom je fouten aan de bron.

Het Medicore EPD-platform is zo gebouwd. Ons actiegerichte Mijn Medicore dashboard bundelt door middel van UP’s signalen uit het dossier op het moment dat ze relevant zijn. Via ons open API-platform, koppelt het Medicore EPD naadloos aan externe systemen en oplossingen.

De rol van AI

AI is geen hype van morgen voor de GGZ, het is al werkelijkheid. AI-samenvattingen brengen in seconden de kern van een cliëntdossier boven tafel en met de chat kun je direct dossier of documenten bevragen. Dit biedt vooral veel voordelen bij het overstappen naar een ander EPD. verouderdere lastig vindbare (dossier) data uit het oude systeem zijn plotseling snel en efficiënt te benaderen. Voor bestuurders en controllers biedt AI aanvullende mogelijkheden: zoals geavanceerde AI-agents die de end-to-end zorgcoördinatie automatiseren en repetitieve patiëntcommunicatie en planning real-time integreert in het Medicore EPD